Los software más avanzados de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO) del mercado facilitan la gestión de las intervenciones y generan ahorros de tiempo significativos, tanto para el proveedor como para el cliente. ¿Cómo funciona esto en la práctica? La respuesta en 5 etapas
Paso 1: Se crea la intervención
Durante la primera etapa de la gestión de intervenciones, el usuario se conecta al software utilizando sus credenciales. Luego, accede a la página de registro de intervenciones donde puede completar el formulario de solicitud.
Los software de GMAO de nueva generación cuentan con un motor de búsqueda inteligente: en el formulario, basta con ingresar las primeras letras del cliente para encontrarlo. Al seleccionar al cliente y el sitio correspondiente, la información relacionada se completa automáticamente. Luego, el usuario elige la especialidad involucrada, el motivo de la intervención y la actividad relacionada.
La solicitud de intervención tiene una marca de tiempo, por lo que es posible planificar, ahí mismo, una fecha de intervención y modificar el tiempo previsto. Los datos de contacto del sitio están disponibles a través de una ventana emergente. El objeto se rellena previamente según el tipo de intervención, aunque puede ser modificado.
A continuación, el usuario introduce los requisitos relacionadas con la intervención. Pueden adjuntarse archivos adjuntos, de manera clásica o arrastrando y soltando. Las líneas de servicio de la base están disponibles y se pueden añadir simplemente seleccionándolas.
El usuario confirma luego la creación de la solicitud de intervención.
Paso 2: Se planifica la intervención
La parte de planificación de los softwares de GMAO de última generación permite mostrar diferentes calendarios, lo que facilita la gestión de las intervenciones.
El agenda incluye todos los recursos y las intervenciones planificadas o no. Con solo arrastrar y soltar, el usuario puede desplazar la intervención a una nueva franja horaria o asignarla a diferentes recursos.
La intervención se selecciona con un clic: el usuario puede modificar su duración o la composición del equipo de técnicos. El software combina los horarios previstos y reales, y un código de colores permite conocer el estado de la intervención. Una vez validado el horario de la intervención, una notificación llega directamente al smartphone del técnico a través de la aplicación móvil del software.
Paso 3: se realiza la intervención
Gracias a la notificación, el técnico accede a los detalles de la intervención y puede comenzar a manejarla. El cálculo del tiempo de desplazamiento comienza. En los detalles de la intervención, puede abrir la aplicación de GPS de su elección para dirigirse al sitio. Una vez allí, el técnico hace clic en «Comenzar intervención»
Comienza el tiempo de intervención. A continuación, el agente hace fotos antes de actuar desde la aplicación móvil. Lleva a cabo la intervención, luego introduce el balance y especifica el tiempo empleado. Entonces, puede hacer firmar ,al cliente, la orden de intervención desde el «smartphone». La intervención se registra y se envía a todas las personas abonadas a una lista de difusión.
Paso 4: se cierra la intervención
Desde la oficina, es posible modificar la intervención, eliminar fotos, cambiar el tiempo transcurrido, agregar servicios y completar el informe. Una vez realizadas las modificaciones, el informe es validado por el operador de la oficina. Este ya no es modificable y el informe se envía automáticamente por correo electrónico a una lista de distribución. El correo también se puede enviar manualmente.
Paso 5: Se entrega los datos
Los software de GMAO de última generación permiten generar informes de mantenimiento relacionados con un alcance determinado. Solo es necesario seleccionar el período, el alcance del cliente y los indicadores que se desean mostrar. De esta manera, con unos pocos clics se pueden generar automáticamente un informe de mantenimiento con todos los datos solicitados en formato PDF
Todos los datos también son exportables a Excel. El cliente también tiene acceso a un portal donde puede ver todas las intervenciones de su alcance y puede crear solicitudes de intervención a través de su portal de cliente.
Finalmente, el portal de cliente de GMAO beneficia tanto al proveedor de mantenimiento como al cliente final, ya sea en términos de productividad, imagen o seguridad. Cada vez es más urgente que una empresa de mantenimiento se equipe con una solución de GMAO que integre esta funcionalidad si quiere poder estar al mismo nivel que sus competidores, especialmente durante las licitaciones.