Como empresa especializada en prestación de servicios y mantenimiento, es importante seguir indicadores clave de rendimiento (KPI) específicos para medir la calidad de su trabajo y aumentar la satisfacción de sus clientes.

Para lograr este objetivo, una de las herramientas más poderosas es la GMAO, o Gestión de Mantenimiento Asistida por Ordenador. Una GMAO es un software de gestión de mantenimiento que permite planificar, organizar y seguir todas las actividades de mantenimiento de una empresa. También permite gestionar equipos, tareas de mantenimiento, piezas de repuesto, contratos de mantenimiento y mucho más. Con una GMAO, puede supervisar los KPI de su servicio de mantenimiento en tiempo real. También puede obtener informes detallados sobre el rendimiento de este servicio y utilizarlos para identificar áreas que necesitan mejora.

¿Cuáles son los principales KPI de mantenimiento a seguir?

Monto de los contratos:

Al seguir el monto de los contratos, la empresa puede :

• Evalúa la rentabilidad de sus contratos y clientes. Al comparar los costos asociados con el mantenimiento frente a los ingresos generados por estos contratos, la empresa puede determinar si está obteniendo márgenes de beneficio satisfactorios. Esto ayuda a identificar los contratos más lucrativos y a tomar decisiones informadas sobre la continuación de ciertas actividades o la búsqueda de nuevos contratos
• Controla los costos asociados a los contratos de mantenimiento. Puede identificar los contratos que generan gastos elevados y evaluar si estos gastos están justificados en relación con los ingresos generados. Si algunos contratos resultan costosos en comparación con su rentabilidad, la empresa puede tomar medidas para reducir los costos, renegociar las condiciones contractuales o reevaluar su estrategia de precios.
• Planifica sus recursos. El monto de los contratos de mantenimiento permite anticipar las necesidades de recursos (mano de obra, equipo, etc.) para cumplir con las obligaciones contractuales. Teniendo visibilidad sobre el valor total de los contratos, la empresa puede asignar sus recursos de manera eficiente en función de la carga de trabajo prevista. Esto ayuda a evitar sobrecargas o subutilización de recursos, lo que contribuye a una planificación más efectiva y a una utilización óptima de las capacidades de la empresa.

Número de contratos que vencen:

El seguimiento del número de contratos vencidos le permite:

• planificar y anticipar las renovaciones de contrato. Esto contribuye a mantener la continuidad en la prestación de servicios y, por lo tanto, a fidelizar a sus clientes.
• seguir este indicador permite planificar de manera eficiente la asignación de recursos. La empresa puede evaluar la carga de trabajo futura y asegurarse de contar con suficiente personal y habilidades para atender las necesidades de los contratos renovados. Esto evita sobrecargas o subutilización de recursos, contribuyendo a una mejor gestión operativa
• anticipar los flujos de caja relacionados con las renovaciones, monitoreando los contratos que están llegando a su vencimiento. Esto significa prever los ingresos futuros y gestionar mejor el flujo de efectivo. También puede tomar decisiones informadas sobre las inversiones necesarias para satisfacer las nuevas necesidades de los contratos renovados.

Número de cotizaciones a realizar:

El seguimiento del número de contratos que vencen permite planificar y anticipar renovaciones de contrato, lo que contribuye a mantener la continuidad en la prestación de servicios y fidelizar clientes. También ayuda a planificar la asignación de recursos y anticipar los flujos de efectivo relacionados con las renovaciones.

Gracias a este indicador, es posible estimar los ingresos potenciales de la empresa. Teniendo en cuenta la tasa de conversión de presupuestos en contratos efectivos, puede evaluar el impacto financiero de las solicitudes en curso. Esto contribuye a una mejor previsión de los ingresos y a una gestión más precisa de los recursos financieros de la empresa.

Además, monitorear la cantidad de cotizaciones por realizar brinda a la empresa la oportunidad de analizar sus procesos internos e identificar áreas que podrían mejorarse. Si el volumen de solicitudes de cotizaciones es alto, esto puede indicar ineficiencias o cuellos de botella en la realización de las cotizaciones. Al identificar estos problemas, la empresa puede implementar medidas correctivas para mejorar la eficiencia y la rapidez de su proceso de cotización.

Por último, el número de presupuestos por realizar contribuye a una mejor comprensión de las actuaciones comerciales y a la mejora continua de la eficiencia de los procesos de ventas.

Monto de presupuestos realizados

Seguir los montos de presupuestos realizados en un sistema de gestión de mantenimiento y servicios (GMAO) permite a una empresa de servicios evaluar su desempeño comercial, identificar las tendencias de crecimiento y encontrar los segmentos de mercado más rentables. También permite evaluar el desempeño individual de los miembros del equipo de ventas.

Este KPI proporciona información valiosa sobre la rentabilidad de cada cliente. Puede identificar a los clientes que generan los ingresos más altos, aquellos que tienen potencial de crecimiento y aquellos que requieren atención especial. Esto ayuda a asignar recursos y esfuerzos de servicio al cliente de manera estratégica para maximizar la satisfacción del cliente y la rentabilidad.

Comparar los montos de los presupuestos con los costos asociados a su ejecución permite determinar el margen de beneficio. Esto ayuda a identificar los contratos más rentables y a ajustar las estrategias de precios y negociación para maximizar las ganancias. En resumen, hacer un seguimiento de los montos de los presupuestos realizados facilita la gestión de la tesorería, la identificación de las necesidades de financiamiento y la planificación estratégica

El índice de conversión de presupuestos

La tasa de conversión de presupuestos en contratos es un indicador clave de la eficacia comercial de la empresa y está directamente relacionada con la rentabilidad de la empresa. Si la tasa de conversión es alta, significa que la empresa logra asegurar un gran número de contratos, lo que tiene un impacto positivo en sus ingresos y rentabilidad en general.

Al analizar las razones de no conversión, la empresa puede identificar debilidades u obstáculos en su proceso de ventas. Esto brinda la oportunidad de realizar ajustes, fortalecer las habilidades del equipo de ventas, mejorar las técnicas de negociación, revisar las estrategias de precios o agregar valor a las ofertas presentadas.

Tiempo promedio por actividad:

Este KPI es la suma del tiempo empleado / el número de intervenciones preventivas (o correctivas). Puede calcularse para un periodo determinado y compararse con el mismo periodo del año o años anteriores.

Una tasa promedio por actividad alta indica que las tareas se realizan de manera rápida y eficiente, lo que puede ser señal de una buena organización, procesos bien definidos y experiencia en los técnicos. Por otro lado, una tasa baja puede indicar ineficiencias, retrasos u obstáculos encontrados durante la realización de las tareas. La tasa promedio por actividad puede ayudar a refinar la planificación y asignación de recursos. Identificando las actividades con una tasa baja, la empresa puede tomar medidas para mejorar la planificación, ajustar los horarios de los técnicos o proporcionar capacitación adicional para fortalecer sus habilidades. Esto permite optimizar el uso de los recursos y satisfacer mejor las demandas de los clientes.

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Trabajos: Tasa horas realizadas / vendidas:

Al monitorear este indicador, la empresa puede evaluar la eficiencia en el uso de sus recursos. Si la tasa de horas de mantenimiento realizadas es alta en comparación con la tasa de horas vendidas, esto indica que la empresa está utilizando sus recursos de manera efectiva y está facturando la mayoría de las horas trabajadas. El seguimiento de la relación entre la tasa de horas de mantenimiento realizadas y la tasa de horas vendidas en su GMAO permite medir la rentabilidad de sus proyectos, optimizar la asignación de recursos y mejorar las estimaciones de costos. Esto contribuye a una mejor gestión financiera y operativa de la empresa.

Conclusión

La optimización del mantenimiento es un elemento clave para el éxito y la competitividad de las empresas de servicios.

Utilizando los indicadores clave de rendimiento mencionados anteriormente, puede mejorar significativamente la gestión de su empresa y, por lo tanto, su rentabilidad, y proporcionar a los clientes pruebas tangibles de la calidad de su trabajo.

Al utilizar un GMAO eficiente, es mucho más fácil hacer un seguimiento y analizar estos KPI, lo que le ayuda a planificar las actividades de mantenimiento preventivo y correctivo, optimizar la gestión de las piezas de repuesto y mejorar la comunicación entre los equipos de mantenimiento y otros departamentos de la empresa, como ventas.

En última instancia, el uso de KPI para medir la calidad de su mantenimiento y la implementación de una solución de GMAO para optimizarlo y hacerlo más eficiente permitirán a su empresa ofrecer un servicio de mayor calidad que el de sus competidores y aumentar la satisfacción de sus clientes.

Por último, es importante destacar que la medición de estos indicadores no debe considerarse como una tarea puntual, sino más bien como un proceso continuo de mejora de la calidad de sus servicios.