Digitalizar las operaciones de mantenimiento genera importantes beneficios en términos de productividad y satisfacción del cliente. Sin embargo, no es fácil identificar el momento adecuado para dar el paso: ¿cuáles son las señales que demuestran que su empresa está preparada para la digitalización? Encontrará la respuesta en este artículo.
Sus existencias de papel se vuelven difícil de llevar
La actividad de gestión del mantenimiento genera una cantidad fenomenal de papeles: órdenes de intervención, formularios diversos… ya no sabe dónde poner todos estos papeles. Además, resulta difícil archivarlos de manera coherente y práctica, y cada vez le preocupa más perder papeles importantes o que uno de sus empleados se encuentre accidentalmente con información confidencial.
Por suerte para usted, la mayoría de los programas informáticos de gestión del mantenimiento del mercado están equipados con una función de gestión electrónica de documentos (GED): todos sus documentos pueden desmaterializarse en la nube y se clasifican en una estructura de árbol. La confidencialidad y la seguridad de la información desmaterializada están garantizadas por un sistema de asignación de derechos: Puede elegir quién puede acceder, a qué archivos, entre sus empleados.
Su productividad se estanca o disminuye
Digitaliser votre gestion de maintenance augmente votre productivité en mettant fin aux problèmes de formulaires endommagés. En effet, le technicien rempli ses formulaires directement dans l’application mobile du logiciel, évitant ainsi les risques liés aux formulaires papiers (formulaires endommagés, formulaires sales…).
Los empleados de su centro de operaciones ya no tienen que volver a introducir los formularios, sino que pueden centrarse en comprobar la información introducida en línea por los técnicos.
Además, estos programas suelen incluir una herramienta para calcular el tiempo de desplazamiento de una intervención a otra, lo que permite asignar las intervenciones a los técnicos más cercanos, ahorrando así tiempo y horas de trabajo.
Enfin, digitaliser votre gestion de maintenance vous permet de de faire des économies sur votre budget papeterie (imprimantes, cartouches d’encre, ramettes de papier…). Si la solution digitale choisie intègre un module de facturation , vous pouvez aussi dire adieu au budget d’affranchissement pour l’envoi de factures.
El índice de satisfacción de sus clientes está estancado o disminuye
No es fácil seguir complaciendo a sus clientes lo más posible cuando sus exigencias son cada vez mayores.
Les solutions digitales les plus performantes du marché vous aident à atteindre vos objectifs de satisfaction client, car elles intègrent généralement un module de partage d’informations avec le client . Cet « extranet client » permet au client de suivre en temps réel l’évolution de l’état des interventions sur son patrimoine. Les techniciens peuvent aussi intégrer des photos horodatées et géolocalisées de l’état du patrimoine une fois l’intervention réalisée afin de rassurer le client.
Así, mejorará la transparencia de cara al cliente al digitalizar la gestión de sus intervenciones. Confiarán más en usted y estarán más satisfechos.
Sus plazos de facturación son demasiado largos
Como sabe, cuantos más papeles tenga que gestionar, más tiempo tardará en facturar: se necesita tiempo para centralizar las hojas y los comprobantes de intervención, para introducirlas en su sistema informático y para garantizar el envío de las facturas por correo. Su proceso de facturación lleva semanas y es cada vez más largo a medida que su negocio crece.
Pero si opta por digitalizar su gestión del mantenimiento puede agilizarlo de forma notable: el técnico envía la información a su centro de operaciones en tiempo real una vez que ha rellenado la intervención. Tras la confirmación de la información introducida por su centro de operaciones, la factura se genera automáticamente y se envía directamente al cliente por correo electrónico.
Esto demuestra que todo el ciclo de intervención está digitalizado, desde la planificación de la intervención hasta su conclusión. ¡Esto le ahorra mucho tiempo!
El intercambio de información entre sus agentes sobre el terreno, su centro de operaciones y sus clientes es cada vez más difícil.
Un sistema de gestión de las operaciones de mantenimiento en papel plantea varios riesgos en cuanto a la fiabilidad de la transmisión de la información entre sus agentes sobre el terreno, su centro de operaciones y sus clientes. Estos riesgos pueden gestionarse siempre que la cantidad de papel en uso siga siendo moderado.
Toutefois, il devient impossible d’éviter les erreurs de ressaisie ou les omissions dans les formulaires quand elle devient trop importante. En effet, les employés de votre centre opérationnel perdent de plus en plus de temps à effectuer les ressaisies d’informations sur ordinateur, ou à contacter les techniciens pour leur demander des informations manquantes. Cela pénalise la traçabilité de l’intervention , la création de facture et l’information au client.
Digitalizar su gestión del mantenimiento es, por lo tanto, una necesidad de primer orden: su centro de operaciones tiene tan solo que confirmar la información recogida por los agentes sobre el terreno, basta con una sola entrada de datos.
Sus técnicos rellenan los formularios utilizando campos de intervención prerrellenados, lo que reduce bastante el número de errores y acaba con los problemas de tachones o formularios dañados.