En el sector del mantenimiento multitécnico, cada día trae consigo su conjunto de desafíos. Las empresas que gestionan este tipo de contratos ofrecen una gama de servicios que abarcan varios campos técnicos. Puede tratarse de calefacción, ventilación, aire acondicionado (HVAC), electricidad, fontanería, y a veces incluso seguridad y sistemas de comunicación.
Esto implica que los equipos sean multidisciplinarios y tengan un conjunto de habilidades mucho más amplio para garantizar de manera efectiva el mantenimiento de los equipos de sus clientes.
Aquí hay 5 desafíos principales a los que se enfrentan estas empresas multitécnicas y las respuestas proporcionadas por el uso de una herramienta de Field Service Management (FSM)
Manejo de intervenciones: planificar y coordinar
Optimización de la planificación de mantenimiento
Cuando debe coordinar intervenciones que cubren varias disciplinas técnicas en un mismo lugar, puede convertirse en un verdadero rompecabezas logístico. Primero, es necesario organizar una planificación minuciosa de las intervenciones de cada técnico para optimizar los desplazamientos y evitar conflictos de horarios.
Además, determinar el orden y la prioridad de las tareas cuando varios sistemas requieren una intervención simultánea requiere una gestión más sofisticada
Con un software de GMAO: las funcionalidades de una herramienta de planificación ofrecen la posibilidad de mostrar varios calendarios, lo que facilita la gestión de las intervenciones técnicas. Estos calendarios integran todos los recursos disponibles y las intervenciones, ya estén planificadas o no
Gracias a una interfaz intuitiva, el usuario puede, con un simple gesto de arrastrar y soltar, reprogramar una intervención en un nuevo horario o asignarla a otros recursos.
Adaptación y flexibilidad de los horarios de intervención – Compartir información en tiempo real
Al seleccionar una intervención con un solo clic, es posible ajustar su duración o modificar la composición del equipo de técnicos asignado. El software combina los horarios previstos y actuales, y utiliza un sistema de código de colores para indicar claramente el estado de cada intervención. Tan pronto como se confirma un horario de intervención, se envía automáticamente una notificación al teléfono inteligente del técnico correspondiente a través de la aplicación móvil de gestión de mantenimiento asociada al software, garantizando así una comunicación eficaz y en tiempo real.
Mantenimiento optimizado de los equipos
El desafío de gestionar una gran variedad de instalaciones técnicas
En el mundo del mantenimiento multitécnico, la diversidad de habilidades y certificaciones requeridas para los técnicos no es solo una formalidad, sino una necesidad. Se enfrentan a una variedad de equipos y sistemas, lo que complica enormemente sus desafíos diarios. Cada tipo de equipo tiene sus propias especificaciones técnicas, protocolos de mantenimiento y normas de seguridad. En consecuencia, los técnicos multitécnicos deben actualizar constantemente sus habilidades y estar al tanto de las últimas innovaciones tecnológicas en cada área para garantizar un mantenimiento eficaz y cumplir con los estándares. Esta complejidad inevitablemente aumenta el riesgo de error. Para mitigar estos riesgos, el uso de una herramienta de GMAO o FSM es imprescindible, especialmente cuando ofrece rutinas de mantenimiento predefinidas.
El beneficio de las gamas de mantenimiento predefinidas
Con un software de FSM de última generación, los técnicos de campo tienen acceso a rutinas de mantenimiento especializadas predefinidas para el mantenimiento de equipos. Se acabaron los olvidos o errores, las gamas de mantenimiento predefinidas simplifican enormemente su trabajo al garantizar un alto nivel de calidad y conformidad. Las rutinas de mantenimiento establecen todas las acciones preventivas que deben realizarse en un equipo. Se llevan a cabo en intervalos regulares y tienen como objetivo garantizar el cumplimiento de las verificaciones obligatorias y las regulaciones vigentes. Este enfoque simplifica en gran medida la planificación y ejecución de las tareas de mantenimiento, asegurando al mismo tiempo un alto nivel de calidad y conformidad.
Estos procedimientos de mantenimiento específicos y optimizados están disponibles directamente desde la aplicación móvil de la GMAO en los teléfonos inteligentes de los técnicos.
Gestión de inventarios y piezas de repuesto
Garantizar la disponibilidad de piezas de repuesto para cada especialidad, evitando tanto el exceso de inventario como las roturas de stock, es un desafío importante para las empresas multitécnicas
La variedad de piezas de repuesto en mantenimiento multitécnico es considerable
Una empresa multitécnica debe gestionar un inventario mucho más amplio y variado de piezas de repuesto y equipos para satisfacer las necesidades de todos los servicios ofrecidos. Las piezas deben estar disponibles para cada especialidad mientras se evita el exceso de stock o las roturas de stock, lo que representa un desafío importante. El uso de una herramienta de FSM presenta varias ventajas significativas en la gestión de las existencias de piezas. Primero, proporciona una visibilidad completa de los niveles de existencias en tiempo real, lo que reduce el riesgo de falta de stock o de almacenamiento excesivo innecesario. Esto facilita una planificación más precisa de las compras y una optimización de los costos de almacenamiento.
Optimización de la gestión de inventario para empresas multitécnicas
Además, gracias al historial detallado de usos y solicitudes de piezas, el software ayuda a anticipar las necesidades futuras, lo que permite una gestión proactiva de las existencias. Mejora la eficiencia al automatizar los pedidos de reposición tan pronto como el inventario alcanza un umbral crítico, garantizando así una disponibilidad constante de las piezas necesarias.
Por último, la recopilación de información sobre las piezas facilita la auditoría y el seguimiento de las piezas en varios sitios o departamentos, lo que contribuye a una mejor gestión de los recursos a nivel empresarial.
Mantenimiento de la calidad y cumplimiento
La multiplicidad de normativas a seguir
El mantenimiento de la calidad y la conformidad para las empresas multitécnicas implica una gestión rigurosa de las numerosas normativas y regulaciones específicas de cada área de actividad. De hecho, sectores como la electricidad, la fontanería, la calefacción, entre otros, están regidos por conjuntos de estándares que evolucionan constantemente, reflejando los avances tecnológicos y las crecientes preocupaciones sobre seguridad y eficiencia energética. Esta diversidad normativa no solo requiere una vigilancia constante para mantenerse al tanto de las últimas actualizaciones, sino también la capacidad de integrar estos cambios en las prácticas diarias de mantenimiento
Auditoría y control
La complejidad de esta tarea se ve acentuada por el hecho de que cada equipo o instalación puede estar sujeto a múltiples normativas al mismo tiempo, dependiendo de su naturaleza, uso y ubicación. Por lo tanto, llevar a cabo auditorías internas y hacer seguimiento de la conformidad se convierten en operaciones exigentes que implican un análisis detallado y una documentación precisa de las intervenciones realizadas. Para hacer frente a este desafío, las empresas de mantenimiento multitécnico deben invertir en sistemas de gestión de la calidad y en la formación continua de sus equipos. Estos esfuerzos garantizan que cada intervención se realice conforme a las normativas aplicables, minimizando así los riesgos relacionados con la seguridad y el rendimiento de las instalaciones. Además, la adopción de un software de GMAO proporciona funciones clave para simplificar esta gestión de la conformidad. Con una trazabilidad mejorada y el acceso instantáneo a los registros de mantenimiento, el software de GMAO (o FSM) garantiza una conformidad reglamentaria sin problemas y simplifica los procesos de verificación durante las inspecciones.
Gestión de contratos y relaciones con clientes
Servicios esperados de las empresas multitécnicas
Manejar las expectativas de los clientes que requieren servicios múltiples, a menudo con diversas exigencias de nivel de servicio (ANS: Acuerdo de Nivel de Servicio), demanda una gran flexibilidad y capacidad de respuesta. Esta diversidad requiere que las empresas sean altamente flexibles en su capacidad para adaptar sus ofertas y tener una capacidad de respuesta efectiva para satisfacer las diversas necesidades, ya sea en electricidad, climatización, fontanería u otros servicios técnicos
Complexidad de los contratos de FSM
Los contratos de servicio son complejos, a menudo combinando varios servicios con condiciones y tarifas específicas.
En una empresa multitecnológica, la diversidad de servicios ofrecidos conlleva una complejidad significativa en los contratos. Estos deben cubrir una amplia gama de servicios, cada uno con sus propias especificidades, condiciones de ejecución y tarifas. Esto requiere una personalización exhaustiva de los contratos para adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente, al tiempo que garantiza la coherencia y rentabilidad de la oferta global. La gestión contractual se convierte así en un ejercicio de equilibrio delicado, que requiere una atención minuciosa para alinear las expectativas del cliente con las capacidades y objetivos de la empresa.
El uso de una herramienta de Field Service Management (FSM, por sus siglas en inglés) resulta indispensable para gestionar de manera eficiente los contratos complejos de las empresas, integrando información detallada sobre los clientes, las especificidades de los edificios gestionados, así como los equipos de cada sitio
El contrato incluye todos los servicios prestados y las condiciones tarifarias asociadas. La herramienta GMAO (o FSM) proporciona una transparencia total sobre los servicios, mejorando la precisión de la facturación y fortaleciendo la confianza de los clientes.
La GMAO, la respuesta a los desafíos del mantenimiento multitécnico.
Para concluir, la adopción de una herramienta de GMAO o de Gestión de Servicios de Campo (FSM) es esencial para las empresas multitécnicas que buscan superar los desafíos complejos de la gestión de mantenimiento y los contratos de servicio. Estas herramientas ofrecen una solución integrada que no solo facilita la planificación y coordinación de intervenciones en diversos ámbitos técnicos, sino que también garantiza un mantenimiento optimizado mediante procedimientos estandarizados. La gestión de existencias y piezas se vuelve más precisa y proactiva, mientras que la integración de sistemas de información mejora la comunicación y colaboración entre equipos. Además, el cumplimiento normativo y el mantenimiento de la calidad de los servicios se simplifican gracias a la centralización de los datos y los registros de mantenimiento. Las herramientas FSM facilitan una gestión de contratos y una relación con el cliente mejoradas, al ofrecer una visibilidad total sobre los compromisos y al personalizar la respuesta a las necesidades específicas de cada cliente.
En definitiva, un software de FSM no solo es una herramienta para la gestión operativa diaria, sino también un verdadero impulso estratégico para fortalecer la satisfacción del cliente, optimizar las operaciones y respaldar el crecimiento de la empresa en el competitivo sector del mantenimiento multitécnico.