De la gestión de mantenimiento tradicional a la gestión de mantenimiento digitalizada
La gestión de mantenimiento tradicional se basa en métodos manuales y en el uso de soportes en papel. A menudo, está sujeta a errores humanos y a pérdidas de información.
Los técnicos pasan mucho tiempo rellenando formularios, a veces de manera duplicada, buscando documentos y comunicándose por correo electrónico o por teléfono. Todas estas acciones provocan retrasos, e incluso olvidos y/o una falta de eficacia en el tratamiento de las solicitudes. Este enfoque también puede dificultar la trazabilidad de las intervenciones, lo que complica el seguimiento del rendimiento y los costes.
Con la digitalización, las empresas toman conciencia de las limitaciones de estos métodos tradicionales y se orientan hacia soluciones más modernas. La gestión de mantenimiento digitalizada se basa en software especializados como los programas de GMAO (Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador). Estos permiten centralizar la información y automatizar los procesos de mantenimiento. El resultado es una mejora en la eficiencia, pero también en la calidad del servicio ofrecido.
Las ventajas del mantenimiento digitalizado
El mantenimiento digitalizado aporta beneficios a todos los involucrados, ya sean los técnicos de mantenimiento o el equipo de oficina en el back-office.
Aquí están los principales:
- Centralización de datos: Todos los documentos e información se almacenan en un sistema único accesible en tiempo real, lo que facilita la colaboración y la toma de decisiones.
- Seguimiento en tiempo real: Gracias a herramientas de seguimiento y análisis, los responsables pueden supervisar el estado de los equipos, planificar las intervenciones y anticipar las necesidades de mantenimiento.
- Reducción de costes: Al optimizar los procesos, las empresas pueden reducir los costos asociados a la gestión de las operaciones de mantenimiento, minimizando al mismo tiempo las interrupciones del servicio.
- Mejora de la conformidad: La digitalización permite garantizar que todas las operaciones de mantenimiento cumplan con las normativas vigentes, gracias a un seguimiento riguroso y a la trazabilidad de las intervenciones.
- Acceso a la información en movilidad: Los técnicos de mantenimiento acceden a la información y actualizan los datos directamente en el campo desde sus teléfonos inteligentes o tabletas, lo que mejora su productividad. Esto es lo que ofrece la GMAO móvil.
Gestión de mantenimiento: 5 señales de que es hora de reemplazar el papel por herramientas digitales
1 – Su stock de papel se vuelve imposible de gestionar
La actividad de gestión de mantenimiento genera una cantidad fenomenal de papeles: órdenes de intervención, formularios diversos…
Ya no sabe dónde encontrar espacio para guardar esos papeles, ni cómo clasificarlos de manera lógica y práctica. Empieza a perder papeles importantes o teme que alguno de sus colaboradores pueda encontrar accidentalmente una información confidencial.
Afortunadamente, gracias a los software de gestión de mantenimiento inmobiliario disponibles en el mercado, la gran mayoría de los documentos están digitalizados o integrados en un SGD (Sistema de Gestión Documental)
Además, en una GMAO, existe una gestión de los derechos de acceso a los documentos según el perfil del usuario, garantizando la confidencialidad y la seguridad de la información. Usted elige quién puede acceder a qué archivos entre sus colaboradores.
La GMAO ofrece numerosos beneficios, como:
- La desmaterialización de los documentos en la nube,
- Una gestión de la información más fluida,
- La confidencialidad y la seguridad,
- La reducción de los costos asociados a la impresión, al almacenamiento físico y a la gestión de documentos en papel.
Cabe destacar que la digitalización de su gestión de mantenimiento le permite ahorrar en el mantenimiento de las impresoras, la compra de cartuchos de tinta o de resmas de papel…
2 – Su productividad se estanca o disminuye
La entrada de información se facilita y acelera:
Con el fin de los formularios en papel, el técnico de campo ingresa directamente la información en la aplicación móvil del software. Así, evita encontrarse con formularios dañados, sucios o ilegibles. Los técnicos completan los formularios mediante campos de intervención preconfigurados, lo que limita considerablemente el número de errores y facilita la entrada de datos.
Para optimizar las rutas de los técnicos en el campo, algunos software de mantenimiento integran una herramienta de programación de rutas y/o de cálculo del tiempo de trayecto entre dos intervenciones. Esto permite un aumento significativo de la productividad en el terreno.
Esto ayuda a los gerentes a evaluar no solo la eficiencia operativa, sino también a identificar las necesidades de formación o recursos del personal.
3 – Su índice de satisfacción del cliente se estanca o disminuye
3 – Su índice de satisfacción del cliente se estanca o disminuye
Cada vez es más difícil satisfacer a los clientes cuyo nivel de exigencia es cada vez mayor.
La transparencia de la información proporcionada a los clientes a través de soluciones digitales contribuye en gran medida a mejorar su satisfacción. Para ello, algunas GMAO incluyen un «portal del cliente» que, al ser puesto a su disposición, les permite seguir en tiempo real la evolución de las intervenciones sobre sus activos. Las fotos de los equipos mantenidos, que los técnicos pueden agregar al informe de intervención, también ayudan a tranquilizar al cliente sobre la correcta resolución de los problemas.
4 – Sus plazos de facturación son demasiado largos
Centralizar las hojas y los albaranes de intervención, ingresarlos en su sistema informático y enviar las facturas por correo consume tiempo. Y cuanto más crece su empresa, más aumenta este tiempo de gestión y procesamiento.
Sin embargo, si elige una solución digital que integre un módulo de facturación, puede generar facturas de manera rápida y sencilla a partir de la información ingresada por el técnico en su informe de intervención. Luego, puede enviarlas por correo electrónico a sus clientes.
Al automatizar esta tarea, no solo gana tiempo valioso, sino que también reduce los errores y se despide del presupuesto destinado al envío de facturas. ¡Su tesorería solo mejorará!
5 – La circulación de información entre sus técnicos en el campo, su centro operativo y sus clientes se vuelve cada vez más difícil
Un sistema de gestión en papel de las operaciones de mantenimiento presenta riesgos de fiabilidad al momento de transmitir información entre las diferentes partes involucradas: sus técnicos en el campo, su centro operativo y sus clientes. Estos riesgos se controlan en gran medida mientras la cantidad de papel en circulación sea razonable.
Sin embargo, se vuelve imposible evitar los errores de reingreso o las omisiones en los formularios en papel cuando estos son demasiados. El formato en papel compromete la trazabilidad de las intervenciones, la creación de facturas y la transmisión de información a los clientes.
Digitalizar su gestión de mantenimiento inmobiliario se presenta como una necesidad primordial para seguir siendo competitivo en el ecosistema de las empresas de servicios.