Visuel Empresas de mantenimiento: ¿por qué elegir una solución de GMAO en lugar de un programa de facturación clásico?
02 Feb 2022

Empresas de mantenimiento: ¿por qué elegir una solución de GMAO en lugar de un programa de facturación clásico?

La digitalización de la economía generaliza el uso de programas de facturación. No obstante, estos programas no están lo suficientemente especializados para las empresas de mantenimiento, y las herramientas de GMAO se adaptan mejor a sus necesidades. Pero todavía tiene que elegir la correcta.

Programa de facturación: ventajas con condiciones

Los programas de facturación están cada vez más extendidos en las empresas de mantenimiento. Al desmaterializar las facturas, las notas de abono y otros documentos, pretenden aportar ganancias de:

  • Eficiencia, gracias a la eliminación de tareas manuales de impresión y escaneo de documentos
  • Rentabilidad, gracias a una reducción de los costes de adquisición de papel, impresión, intercambio y almacenamiento de documentos
  • Simplicidad, gracias a la posibilidad de buscar facturas a través de un motor de búsqueda
  • Seguridad, gracias al archivado digital de las facturas
  • Imagen, gracias a la reducción del consumo de papel, lo que es bueno para el medioambiente

No obstante, cabe señalar que estas ventajas no son automáticas, ya que el rendimiento varía de un programa de facturación a otro.

Sobre todo, la mayoría de los programas de facturación no tienen en cuenta las particularidades vinculadas a la actividad de mantenimiento (órdenes de intervención, órdenes de compra de proveedores y subcontratistas, recuperación de la información recopilada sobre el terreno, etc.).

Programa de facturación: un dolor de cabeza para las empresas de mantenimiento

Para los actores del mantenimiento, elegir un programa de facturación realmente adaptado a sus necesidades es una tarea larga y que requiere mucho tiempo, sobre todo porque estas necesidades también varían mucho según la actividad: un electricista no gestiona la facturación de la misma manera que un operador de ascensores o un técnico de calefacción, por ejemplo.

Debido a la gran cantidad de programas de facturación en el mercado, puede llevar más tiempo del previsto encontrar el adecuado, especialmente para las empresas de pequeño tamaño que pueden no tener los recursos internos necesarios para realizar una búsqueda exhaustiva.

La solución: recurrir a soluciones especializadas en mantenimiento que sepan adaptarse con precisión a las especificidades y a la organización de cada empresa. Por eso, los fabricantes de programas de gestión del mantenimiento asistida por ordenador (GMAO) parecen estar mejor equipados para responder a las expectativas muy específicas de las empresas de mantenimiento que los programas de facturación «para el público en general».

Programa de facturación: la buena alternativa a la solución de GMAO

La mayoría de los programas de GMAO incluyen un módulo de gestión de la facturación que actúa como un programa de facturación.

Los fabricantes de herramientas de GMAO están especializados en la digitalización de las empresas de mantenimiento, por lo que conocen mejor los desafíos de esta actividad que los fabricantes de programas de facturación.

Por eso, adoptar una solución de GMAO permite a las empresas de mantenimiento aumentar considerablemente la fluidez de los intercambios de información entre sus equipos operativos y administrativos. A diferencia de un programa de facturación clásico, las soluciones de GMAO no se limitan a digitalizar los procesos de facturación, sino que digitalizan toda la actividad de las empresas de mantenimiento, incluyendo la parte operativa. Esto permite compartir la información en tiempo real sobre el terreno con los equipos administrativos, lo que da como resultado una facturación más ergonómica.

Así, para los actores del mantenimiento, los módulos de facturación de los programas de GMAO están demostrando ser más eficaces que los programas de facturación clásica.

Se plantea entonces la pregunta de qué solución de GMAO elegir.

Para responder a ella, es fundamental garantizar la disponibilidad de módulos complementarios y la adaptación de la GMAO a la generalización de la facturación electrónica para los clientes públicos.

Programa de facturación: la importancia de los módulos de gestión de existencias y de ofertas

Aunque las herramientas de GMAO con un módulo de facturación están bastante presentes en el mercado, pocas de ellas ofrecen la posibilidad de gestionar además los presupuestos y las existencias. No obstante, la gestión de los presupuestos y de las existencias suele ir de la mano de la facturación en las empresas de mantenimiento: por lo tanto, sería contraproducente equiparse con un programa de GMAO de gama baja o media, ya que estos últimos rara vez ofrecen la gestión de los presupuestos y de las existencias además de la facturación. Así, habrá que equiparse con soluciones adicionales, lo que crea dificultades de gestión y costes.

Por lo tanto, tiene más sentido invertir en un programa de GMAO de alta gama que combine los módulos de gestión de las facturas, presupuestos y existencias en una única interfaz. La rentabilidad de una solución de este tipo es superior a las herramientas de GMAO menos eficaces a largo plazo.

Programa de facturación: la pasarela indispensable con Chorus Pro

Desde principios de 2020, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas que trabajen con contratos públicos: ahora deben subir sus facturas a Chorus Pro, la plataforma gubernamental francesa dedicada al intercambio de facturas y notas de abono entre proveedores y clientes públicos.

Algunos programas de GMAO se han adaptado a la generalización de la factura electrónica desarrollando sus propias pasarelas con Chorus Pro: basta con introducir las facturas en la herramienta, estas se suben instantáneamente a Chorus Pro si se trata de un contrato público y su seguimiento se realiza directamente en el programa.

Por ejemplo, los programas de GMAO de última generación combinan la gestión de la facturación para clientes públicos y privados en una sola herramienta.

Además de ser una alternativa más que creíble a los programas de facturación, parece que incluso los están suplantando entre las empresas de mantenimiento.

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