Cuando se trata de intervenciones, los equipos de mantenimiento de las empresas de servicios eficientes tienen 2 consignas: eficacia y capacidad de reacción.
Porque lo que realmente importa al final siempre es la satisfacción del cliente.
Pero para alcanzar sus objetivos, estas empresas deben utilizar las mejores herramientas. Aquí es donde entra el software de gestión de intervenciones, también conocido como software de FSM (Field Service Management)
Se trata de una solución informática que centraliza toda la información relativa a las intervenciones. Optimiza los desplazamientos y facilita la comunicación entre la oficina y los equipos móviles. También reduce los costos de mantenimiento.
Para las empresas de mantenimiento y servicios, la adopción de tal software se ha vuelto esencial para:
- gestionar de la mejor manera a los equipos de técnicos,
- gestionar de la mejor manera a los equipos de técnicos,
- mantener niveles de servicio elevados
- y, por lo tanto, garantizar la satisfacción de los clientes
Sin una herramienta adecuada, estas tareas pueden volverse rápidamente complejas e ineficaces.
Exploramos las funcionalidades esenciales de estos software, los beneficios que pueden aportar a su empresa, y los criterios a considerar para elegir la solución más adecuada a sus necesidades específicas.
Las funcionalidades esenciales de un software de gestión de intervenciones
Planificación del mantenimiento y optimización de las rutas
Gracias a algoritmos sofisticados y a la inteligencia artificial, estos software de mantenimiento pueden tener en cuenta numerosos parámetros para organizar las rutas de manera óptima. Entre ellos se encuentran: la disponibilidad de los técnicos, las habilidades requeridas, la urgencia de las intervenciones, la ubicación geográfica de los clientes, y muchos otros.
Las funcionalidades de planificación del mantenimiento y las intervenciones incluyen, por supuesto, planificación de mantenimiento. Estos software también ofrecen mapas geográficos para la geolocalización de los vehículos, herramientas y paneles de control para la gestión de los recursos.
Así, puede visualizar todas las intervenciones previstas según el plan de mantenimiento preventivo. También puede ajustar las planificación de intervención en tiempo real y asegurarse de que cada técnico esté asignado a las tareas que mejor se adapten a sus habilidades y ubicación.
La optimización de las rutas permite agrupar inteligentemente las intervenciones por zona geográfica. Así, un técnico puede realizar varias tareas en una misma área antes de cambiar de zona. Esto ayuda a reducir los costos de desplazamiento, como el combustible y el mantenimiento de los vehículos, al tiempo que aumenta el número de intervenciones realizadas cada día.
Seguimiento de las intervenciones y de los técnicos en tiempo real
El seguimiento en tiempo real de las operaciones de mantenimiento es una funcionalidad esencial en un software de gestión de intervenciones. Para ello, el software debe incluir geolocalización, notificaciones instantáneas y actualizaciones en vivo. Además, este seguimiento mejora la comunicación entre los técnicos y los equipos en la oficina, permitiendo una resolución rápida de los problemas y una intervención más fluida
La generación de informes de intervención y la historización de las operaciones de mantenimiento
Los informes de intervención proporcionan un reporte detallado de cada intervención realizada por los técnicos
Incluyen información como la naturaleza del problema, las acciones tomadas, las piezas reemplazadas y los resultados obtenidos. Estos informes de intervención son esenciales para garantizar la transparencia y la trazabilidad de las intervenciones, tanto para los clientes como para los gestores. Los técnicos pueden utilizar dispositivos móviles para visualizar los informes de intervención o para ingresar la información. Esto reduce los riesgos de errores y los tiempos de procesamiento.
Los informes o reportes de intervención pueden ser compartidos instantáneamente con los clientes y los equipos internos.
La historización de las operaciones de mantenimiento consiste en conservar un registro detallado de todas las intervenciones pasadas. Esta base de datos histórica es un recurso valioso y un ahorro de tiempo para la identificación de problemas recurrentes. Estos datos permiten identificar los equipos más propensos a fallos, los técnicos más eficientes y los tipos de intervenciones más comunes.
Además, la historización facilita el cumplimiento de las normativas y estándares de calidad. Las empresas pueden demostrar, en cualquier momento, que las intervenciones se han realizado de acuerdo con los protocolos establecidos, lo cual es especialmente importante en sectores regulados.
¿Cómo elegir el software adecuado para la gestión de intervenciones?
Criterios a tener en cuenta al seleccionar
Seleccionar el mejor software de intervención o software de mantenimiento multitécnico para su empresa requiere considerar los criterios adecuados. Para ello, no corre el riesgo de equivocarse si elige un software que incluya al menos las funcionalidades esenciales. Estas funcionalidades se han presentado anteriormente: planificación y optimización de rutas, seguimiento en tiempo real de los técnicos, generación de informes de intervención e historización de las operaciones de mantenimiento.
Pero le recomendamos elegir un software que también sea:
interoperable: es decir, que pueda integrarse con otros software (ERP, CRM, contabilidad o nómina) ya en uso en su empresa
Escalable y modular: que siga siendo desarrollado y actualizado con el tiempo, y que le permita añadir funcionalidades para apoyar el crecimiento de su empresa.
Con un modo fuera de línea: para permitir que los técnicos trabajen sin interrupciones, incluso en áreas sin cobertura de red. En modo fuera de línea, pueden acceder a las fichas de intervención o solicitudes de intervención, actualizar los informes y consultar los planes de mantenimiento. Una vez que se restablece la conexión, el sistema sincroniza automáticamente todos los datos con el servidor central. Esta capacidad asegura una continuidad operativa, una actualización y una trazabilidad completa de las intervenciones, independientemente de las condiciones de conectividad.
Y que ofrezca:
Un apoyo en el despliegue de la solución, que incluya la configuración, las pruebas y la puesta en producción.
Una formación en las mejores prácticas adaptada a los usuarios sobre cómo utilizar el software de manera óptima, para aprovechar al máximo sus funcionalidades.
Un interlocutor dedicado para el seguimiento del contrato y una relación cliente-proveedor de calidad.
Un soporte técnico reactivo y disponible para resolver rápidamente los problemas y minimizar las interrupciones en el servicio.
Consejos para evaluar el software adecuado de gestión de intervenciones para su empresa
Defina sus necesidades, comenzando por un análisis exhaustivo de sus requisitos específicos en cuanto a la gestión de intervenciones. Tenga en cuenta la especificidad de su sector de actividad, ya que algunos software de intervención o de GMAO están más especializados en ciertos ámbitos. Identifique las funcionalidades indispensables y aquellas que serían un valor añadido.
Investigue las diferentes soluciones disponibles en el mercado. Utilice comparadores especializados para software de gestión de intervenciones o software de GMAO. Lea testimonios de usuarios y estudios de caso.
Solicite demostraciones personalizadas contactando a los proveedores de software. Esto le permitirá ver el software en acción y hacer preguntas específicas.
Compare en detalle las funcionalidades, los costos, la facilidad de uso y el soporte ofrecido por cada solución. Utilice tablas comparativas para visualizar las diferencias.
Consulte referencias de clientes del proveedor. Contacte a estos clientes para obtener retroalimentación sobre el uso del software.
Asegúrese del apoyo y seguimiento que el proveedor ofrece durante el despliegue: formación proporcionada, interlocutor dedicado para el seguimiento del contrato, etc.
En conclusión: elegir un software de gestión de intervenciones
Invertir en un software de gestión de intervenciones es una decisión estratégica esencial para cualquier empresa de mantenimiento o servicios que busque optimizar sus operaciones.
Estos software ofrecen una multitud de funcionalidades. Van desde la gestión de las solicitudes de intervención, la planificación y optimización de rutas, hasta el seguimiento en tiempo real de los técnicos y las intervenciones. Sin olvidar la generación de informes detallados y la historización de las operaciones de mantenimiento. Estas herramientas contribuyen a mejorar el tiempo de trabajo de sus técnicos, aumentando así la productividad de la empresa y reforzando la satisfacción del cliente.
Al elegir un software de gestión de intervenciones, es crucial considerar varios criterios clave. Estos incluyen las funcionalidades, la facilidad de uso, la integración con otros sistemas, la escalabilidad, el soporte y los costos. Evaluar cuidadosamente estos aspectos, mientras se tienen en cuenta las necesidades específicas de su empresa, le permitirá seleccionar la solución más adecuada.
La comparación de las principales soluciones del mercado muestra que cada software tiene sus ventajas y desventajas. La elección dependerá del tamaño de su empresa, de su sector de actividad y de su presupuesto.