Dans un monde en constante évolution technologique, les entreprises doivent s’adapter pour rester compétitives. Les logiciels en mode SaaS, comme les logiciels de GMAO nouvelle génération, capables d’évoluer et d’intégrer de nouveaux développements, sont de plus en plus recherchés pour répondre aux besoins croissants des entreprises. Pourtant, malgré les avantages évidents que ces logiciels peuvent apporter, l’adoption de ces nouvelles technologies se heurte souvent à la résistance au changement au sein même de l’entreprise qui les demande.
Ces freins au changement en entreprise peuvent être nombreux.
Tout d’abord, le manque de communication et de transparence de la part de la direction. Cela peut entraîner une méfiance ou une incompréhension de la part des collaborateurs. Les habitudes et les méthodes de travail en place depuis des années peuvent également créer une résistance au changement, car les collaborateurs ont du mal à abandonner leurs méthodes de travail habituelles et à s’adapter à de nouveaux processus. De plus, ils peuvent craindre que les nouvelles technologies mettent en péril leur travail ou leur place au sein de l’entreprise.
Mais maintenant que vous avez choisi une GMAO pour votre entreprise, il est temps de mettre en place une stratégie de conduite de changement en interne, cruciale pour faciliter l’adoption de ce nouveau logiciel et d’impliquer toutes les parties prenantes dans le processus de transition.
Voici les étapes clés pour mener efficacement la conduite de changement lors de l’implémentation d’un logiciel de GMAO dans votre entreprise :
Étape 1 : Rappeler les raisons du changement et les avantages de la GMAO
Il est essentiel d’expliquer clairement les raisons qui ont motivé le choix de la GMAO et les avantages attendus pour l’entreprise et les collaborateurs. Prenez le temps de répondre aux questions et aux préoccupations de chacun des collaborateurs qui en expriment le besoin afin de les rassurer.
Mieux vaut prendre le changement par la main avant qu’il ne nous prenne par la gorge.
CHURCHILL – Homme d’état et écrivain britannique
Étape 2 : Impliquer les collaborateurs dans le processus de changement
Faire participer les collaborateurs autant que possible au processus d’implémentation de la GMAO permet de faciliter l’adoption de ce nouveau mode de fonctionnement en interne. En outre, l’implication des collaborateurs peut également aider à identifier des problèmes potentiels et à proposer des solutions pour améliorer l’efficacité globale de la GMAO. L’approche collaborative est à ce stade essentielle.
Étape 3 : Fournir une formation adéquate sur la GMAO
Il est également important de donner aux collaborateurs utilisateurs de la GMAO, un accompagnement tout au long de la mise en place ainsi qu’une formation adaptée pour qu’ils puissent utiliser la technologie de manière efficace et en comprendre les avantages. En effet, cela garantit un accès aux bonnes pratiques d’utilisation du logiciel et assure que l’entreprise profite pleinement des avantages de cette technologie. La formation doit également être adaptée en fonction des besoins de chaque employé pour assurer une utilisation optimale de la nouvelle solution digitale.
Étape 4 : Mettre en place une équipe de support
La création d’une équipe de support est nécessaire pour répondre aux questions et aux problèmes auxquels peuvent faire face les employés dans l’utilisation de leur GMAO. Disponible et à l’écoute, elle doit être à même de fournir une assistance technique pour une large gamme de problèmes, tels que les bugs techniques, fonctionnels, ou les demandes d’évolution de logiciel.
Étape 5 : Évaluer régulièrement l’utilisation de la GMAO par les collaborateurs
La GMAO, qui est par nature un outil collaboratif, est utilisée par de nombreux collaborateurs de l’entreprise :
- Les directeurs / managers pour le pilotage et la supervision (KPI, tableaux de bord, …)
- Les équipes d’encadrement et le back office (responsables de maintenance, chargés d’affaires, assistantes, …)
- Les équipes de terrain (techniciens, intervenants, …)
Une fois mise en place, recueillir leurs commentaires sur l’utilisation qu’ils ont du logiciel et les avantages qu’ils en retirent est un élément clé pour mieux les accompagner dans l’adoption de celui-ci.
En résumé, la conduite du changement en entreprise est une approche méthodique essentielle pour accompagner les entreprises qui souhaitent réussir leur transition digitale, c’est-à-dire mettre en place de nouveaux outils comme un logiciel de GMAO. Sans cela, les freins au changement évoqués pour les raisons citées plus haut, peuvent ralentir ou même bloquer cette évolution, pourtant souvent vitale pour la compétitivité des entreprises. Cela demande une implication de tous les collaborateurs tout au long du processus d’implémentation de la solution digitale mais les bénéfices ne tardent pas ensuite à se faire sentir. D’une part pour l’entreprise, qui augmente significativement sa productivité et d’autre part pour les collaborateurs qui sont valorisés dans leur travail.