La gestión de una copropiedad representa un desafío diario para los administradores. Entre las exigencias legales, las expectativas de los copropietarios y la necesidad de garantizar Asambleas Generales (AG) eficientes, la tarea a veces es compleja.
En este contexto, el voto electrónico surge como una solución moderna y eficiente. Permite simplificar y optimizar el proceso de toma de decisiones dentro de sus propiedades de copropiedad. Este artículo explora en detalle los cinco beneficios concretos que el voto electrónico puede aportar a la gestión de una copropiedad, desde la simplificación de procesos hasta la mejora de la experiencia del Consejo de Administración, los copropietarios y los administradores de propiedades.
La votación electrónica: una preparación meticulosa para ahorrar tiempo durante la Asamblea General
Preparación de las Asambleas Generales
Organizar una Asamblea General requiere una preparación minuciosa. La recopilación de documentos como el orden del día, la lista de asistencia, las delegaciones de voto para la asamblea general y los votos por correspondencia puede ser tediosa. Con el voto electrónico, estos documentos están centralizados, simplificando enormemente esta etapa y liberando un tiempo valioso para los administradores de la propiedad. Así, pueden concentrarse en otros aspectos de la gestión de sus comunidades.
Ahorro de tiempo durante las votaciones.
La preparación detallada se traduce en beneficios tangibles durante las votaciones. Al eliminar la necesidad de contar manualmente los votos y los coeficientes, el voto electrónico acelera el proceso de votación y el cálculo del quórum. Esto libera minutos valiosos en cada deliberación. Esta optimización del tiempo se traduce en AG más eficientes, donde las decisiones pueden tomarse de manera rápida e informada.
Optimización de la firma electrónica con la gestión de apoderados y poderes
Firma electrónica en línea
La firma electrónica en línea revoluciona la forma en que se gestionan los apoderados y los poderes. Las tareas administrativas se simplifican con un método más moderno y eficiente.
Esto se traduce en una doble ventaja: un ahorro de tiempo considerable y una mayor seguridad en el recuento de los presentes y los poderes. Los porcentajes de participación y el quórum son accesibles en tiempo real, ofreciendo una mayor visibilidad a los participantes presentes. Esta automatización reduce los riesgos de errores humanos y garantiza una trazabilidad total. Es un avance significativo para los administradores de fincas en comparación con el recuento manual en una hoja de asistencia ‘física’, a menudo tediosa y que consume mucho tiempo al inicio de la asamblea.
Suscripción del recuento de asistentes y poderes
Cada copropietario, al confirmar electrónicamente su presencia, contribuye a la creación de una base de datos precisa y confiable. Esto es especialmente crucial cuando se trata de determinar el quórum necesario para validar las decisiones tomadas en la asamblea general. El registro en línea también permite distinguir claramente los mandatos y los poderes otorgados, facilitando así la gestión de los procedimientos de votación. Esto reduce los posibles errores, creando un proceso transparente y eficiente.
Estas mejoras contribuyen a fortalecer la confianza de los copropietarios en el sistema de gestión.
El voto electrónico: un voto lúdico, rápido y confidencial
El voto electrónico aporta una nueva dinámica a las reuniones de la comunidad de propietarios al hacer que el proceso de votación sea más accesible, rápido y confidencial
Accesibilidad para todos
Durante el registro en línea, se entrega una tableta de votación a cada copropietario presente. La facilidad de uso de las tabletas hace que la votación electrónica sea accesible para todos los copropietarios, incluso aquellos menos experimentados con este tipo de dispositivo. Gracias a su interfaz muy amigable, las tabletas son rápidamente adoptadas, fomentando una participación activa de todos los miembros de la asamblea.
Rapidez del proceso
La eliminación del conteo manual de votos acelera considerablemente el proceso de votación. Los resultados están disponibles instantáneamente, brindando una respuesta inmediata a las decisiones tomadas por la asamblea general.
Confidencialidad reforzada
La naturaleza electrónica de la votación garantiza la confidencialidad de las elecciones individuales de los copropietarios. A diferencia de la votación presencial a mano alzada, la votación electrónica permite a los participantes expresar sus preferencias con total discreción, fomentando un entorno de toma de decisiones sin presiones ni influencias externas.
Los resultados de la Asamblea General: cálculo y visualización automática en tiempo real
Los beneficios de la votación electrónica se extienden a la gestión automatizada de los resultados de la Asamblea General, simplificando el proceso posterior a la votación
Visualización inmediata de los resultados
Al cierre de cada votación, los resultados completos se calculan automáticamente para cada resolución y se muestran en tiempo real en las pantallas de las tabletas de los votantes. Esta transparencia instantánea elimina cualquier incertidumbre, proporcionando una visión clara de la voluntad colectiva de la copropiedad.
Gestión de las reglas de mayoría
La votación electrónica facilita la correcta gestión de las reglas de mayoría de votos al automatizar el proceso de conteo de votos para:
- simple (Art. 24),
- absoluta (Art. 25)
- o cualificada (Art. 26)
- así como las pasarelas (26.1 y 25.1)
Permite una gestión transparente de los diferentes umbrales requeridos por los artículos 24, 25 y 26, asegurando que cada decisión cumple con las reglas de mayoría. Además, las pasarelas 26.1 y 25.1 pueden aplicarse fácilmente, brindando la flexibilidad necesaria en la adaptación de las reglas en tiempo real. Se reducen los riesgos de interpretación errónea, garantizando una toma de decisiones acorde con los requisitos legales.
Fin de la Asamblea General, ¿qué sucede con los documentos?
El cierre de la Asamblea General no es solo el fin de las deliberaciones. También marca el inicio de la gestión de los documentos de fin de la Asamblea General que certifican las decisiones tomadas durante la reunión.
Generación automática del acta de la Asamblea General
Gracias a la votación electrónica, el acta se genera instantáneamente a medida que avanza la votación. Esta automatización simplifica la tarea del secretario, quien ya no necesita redactar su acta manualmente.
Disponibilidad inmediata de los documentos
La disponibilidad instantánea de los documentos es una de las principales fortalezas de la votación electrónica en el proceso posterior a la Asamblea General. Una vez finalizada la AG, el balance, la hoja de asistencia, el acta e incluso el archivo de los envíos con acuse de recibo para los copropietarios que se oponen o están ausentes, se generan automáticamente. Esto elimina los plazos tradicionalmente asociados a la preparación manual de estos documentos. Esta disponibilidad inmediata simplifica considerablemente la validación de los documentos por parte del administrador de la propiedad. Permite a los miembros de la junta proceder rápidamente a la firma, fortaleciendo así la responsabilidad compartida dentro de la copropiedad.
Gestión de los copropietarios opositores o morosos
La votación electrónica va más allá de la simple gestión de la presencia al automatizar la comunicación con los copropietarios ausentes o no representados. Se genera automáticamente un archivo de envíos recomendados, asegurando un enfoque proactivo hacia las partes morosas. Esta medida garantiza una comunicación efectiva y transparente, incluso con aquellos que no participaron activamente en la Asamblea General. De este modo, los copropietarios opositores o morosos reciben toda la información clave y las decisiones tomadas, manteniéndolos al tanto de los desarrollos dentro de la copropiedad. Esta mayor transparencia contribuye a mantener un clima de confianza en la comunidad, asegurando que todos los miembros estén informados, involucrados y considerados en el proceso de toma de decisiones global.
Conclusión
Desde la preparación rápida de las Asambleas Generales hasta la gestión automatizada de las reglas de mayoría, la votación electrónica ofrece beneficios significativos para la optimización de los procesos operativos de los administradores de propiedades. Pero también representa una evolución significativa para los copropietarios y sus consejos de administración, que acceden a una solución simple, rápida, eficiente y accesible para todos, y que minimiza los errores derivados de las entradas manuales. El voto electrónico responde a sus crecientes demandas, satisfaciendo a todas las partes interesadas.