Visuel Les différents intervenants de la GMAO immobilière
18 Jan 2022

Les différents intervenants de la GMAO immobilière

Il est aujourd’hui, de plus en plus commun pour les acteurs du secteur de l’immobilier, d’adopter une solution de gestion de la maintenance assistée par ordinateur (GMAO) afin de garantir la sécurité et le bon fonctionnement des installations et équipements, la bonne exécution des interventions, mais aussi pour optimiser le budget maintenance. Il faut cependant noter que l’utilisation d’une GMAO immobilière diffère selon les intervenants de la filière immobilière : collaborateurs et équipes terrain de sociétés prestataires de services, propriétaires et/ou gestionnaires de parcs immobiliers ou encore occupants. 

La GMAO Immobilière du côté des prestataires de maintenance

Les entreprises prestataires de maintenance doivent entre autres tâches, suivre leurs contrats de maintenance et planifier régulièrement les nombreuses interventions sur le terrain. Elles assurent également la gestion administrative liée à ces interventions (devis, bons de commande, factures). Les collaborateurs, chacun à leur niveau, peuvent s’appuyer sur un logiciel de GMAO immobilière pour faciliter leur travail et leur organisation au quotidien.

Les équipes de terrain

Les techniciens de maintenance ou les équipes de terrain sont les premiers à tirer bénéfice de l’utilisation d’une GMAO. Ils ont accès à leur planning, ils créent des bons d’intervention, sollicitent et réalisent des petits devis lorsque leur fournisseur de GMAO peut leur proposer une application GMAO mobile sur tablette ou smartphone. Pour chaque intervention, ils peuvent ainsi rédiger en mobilité un compte-rendu ou un bilan d’intervention par exemple, en indiquant notamment les opérations effectuées et le temps passé.

Les équipes d’encadrement et le back-office

Grâce aux logiciels de GMAO, la planification des interventions est facilitée et surtout optimisée. Les managers ou équipes d’encadrement visualisent l’ensemble du planning de leurs équipes et peuvent réaffecter les ressources si nécessaire. La charge de travail est mieux répartie entre les équipes, ce qui améliore nettement la productivité de l’entreprise ainsi que la satisfaction des clients. Les tâches administratives, émission des devis, commandes et suivi de facturation sont aussi plus simples et plus rapides grâce à la dématérialisation des données. La transmission des informations entre les équipes terrain et le back office est immédiate.

La direction et le service des achats 

Les outils de suivi comme les dashboards (tableaux de bord), générés par le logiciel GMAO permettent au dirigeant d’une entreprise de maintenance de mettre en avant les indicateurs significatifs (KPI) pour lui et ses clients afin de toujours mieux piloter son activité et optimiser les coûts d’exploitation. 

Les outils de reporting permettent de réaliser des comptes rendus d’activité ou encore rapports experts, clairs et exhaustifs qui affichent un bilan sur une période donnée avec schémas, histogrammes et autres camemberts à l’appui.

Le responsable des achats quant à lui, visualise les mouvements de pièces ou de matériel et connaît à tout moment l’état de son stock. Il peut également suivre les opérations de sous-traitance.

L’utilisation de la GMAO par les gestionnaires, propriétaires publics ou privés

La mise en place d’une plateforme GMAO permet aux gestionnaires et/ou propriétaires, qu’ils soient privés ou publics, d’assurer la gestion technique de leur patrimoine immobilier, en digitalisant l’ensemble des sites gérés et leurs équipements, et ce, quel que soit le nombre de sites et de bâtiments. Elle simplifie et fluidifie les échanges entre les prestataires, les gestionnaires et les occupants, lorsque ces derniers sont équipés d’une application mobile qui les connecte à leur gestionnaire. Grâce à un compte personnel, les occupants signalent les incidents survenus dans leur immeuble directement dans la plateforme du gestionnaire qui les valide et les transmet au(x) prestataire(s) concerné(s). Ils peuvent suivre alors en temps réel, la résolution des incidents déclarés, directement depuis leur application.

Grâce à ce type d’outil, l’information est partagée en temps réel par toutes les parties prenantes, permettant un gain de temps considérable. Les signalements peuvent être de toute nature comme un problème de chauffage, d’ascenseur, de propreté dans le bâtiment ou une simple demande au gestionnaire. Des photos prises directement depuis le smartphone de l’occupant sont ajoutées au besoin. 

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