¿Qué ROI* esperar del uso de un GMAO?

 ROI = Return On Investment o Retorno sobre la inversión en español

Decidido. ¡Adoptamos una GMAO!

Cuando una empresa decide digitalizar sus procesos integrando una GMAO, es que se siente preparada para cambiar sus métodos de trabajo y desarrollar su organización de forma permanente. Y tiene toda la razón.

• Su productividad se estanca o disminuye
• El intercambio de la información en los distintos servicios no es ágil, en parte debido al papeleo.
• Su comunicación con sus clientes representa una carga de trabajo importante para el back office (correos, correos electrónicos, llamadas telefónicas, tableros, balances de rendimiento de la actividad,…).
• La gestión de existencias es impreciso incluso inexistente.
• Sus plazos de facturación aumentan, compremetiendo su tesorería.
• Desea deshacerse de las hojas de cálculo (a menudo Excel, Access, …) por un mejor manejo al instante de su actividad y un intercambio de información para agilizar la toma de decisiones.
• Necesita recursos humanos adicionales, pero no encuentra candidatos adecuados.

De esto se deduce lógicamente, la elección del desarrollo de una GMAO con la promesa de aumentar de manera importante su productividad y mejorar su rendimiento mediante la digitalización de sus procesos.

A pesar de que el uso de una GMAO está ampliamente aceptada en la industria o en las grandes empresas, las pequeñas y medianas la dejan a menudo de lado debido a la importante inversión que representa. Estas últimas consideran incluso que esta solución está fuera de su alcance. Por lo tanto, para convencerlos, el software de GMAO debería permitirles un rápido retorno sobre la inversión.

¿Cómo calcular el ROI de una GMAO?

Primero hay poner frente los costes relativos a la adopción de esta herramienta de software (que se considera con razón como una «inversión») y los beneficios netos (ganancias – costes) conseguidos a corto, medio y largo plazo.

Luego se aplica la fórmula:

ROI = (Ganancias – Costos) / Costos La mayor dificultad consiste en identificar y valorar los beneficios conseguidos con la aplicación de una semejante solución.

¿Cuál es el costo de una GMAO?

Empecemos con los costes. Pueden variar según distintos criterios:

• El número de usuarios (cantidad de licencias)
• Requisitos funcionales que deben cubrirse (y posibles desarrollos específicos)
• El tipo de acompañamiento elegido (ajuste, formación, seguimiento…)
• Tiempo y personal disponible para la puesta en práctica
• El material necesario (ordenadores, smartphones)

¿Qué ganancias pueden esperar del uso de una GMAO?

Ahora, vamos a tratar de valorar las ganancias, que se pueden observar desde el primer año de uso del software. Para ello, hay que tener en cuenta las áreas principales dirigidas por la GMAO:

• La vida útil y la disponibilidad de activos técnicos: + 10 a 15% Debido a un mejor seguimiento de los pasos y de la buena ejecución de las operaciones de mantenimiento.
• Tiempos de intervención: -15 a -20% Gracias a un mejor intercambio de la información y a un reparto óptimo de la carga de trabajo de los equipos sobre el terreno.
• Realizar presupuestos en móvil, en casa del cliente por parte de los técnicos, según su habilitación y el importe del presupuesto: + 5 a 20% de presupuestos realizados y convertidos en pedidos.
• La edición de facturas en el terreno permite un cobro al instante que supone un ahorro de tiempo en el back office, en el procesamiento de las facturas y de los avisos: +10% a +20%
• El tiempo de inactividad de la producción: -10% Mediante la anticipación de averías, fallos y pedidos de piezas.
• El valor de las existencias y el inventario: -10 a 15% Gracias al ajuste exacto de las necesidades de piezas de repuesto, evitando un exceso de piezas y controlando la tasa de rotación que origina gastos adicionales en el inventario.
• La optimización de la gestión de la subcontratación permite un intercambio bidireccional y automático gracias a un portal subcontratado en algunas GMAO: + 5%
• Optimización de los ciclos de compra y recibo de pedidos y facturas de proveedores: + 7% A través de una visión 360 ° de los proveedores (compra al mejor precio), a un circuito de validación según criterios de habilitación y a la conección del pedido proveedor de la factura editada (con las herramientas de OCR).
• El trabajo y la productividad de los equipos técnicos: + 10% Gracias a la acceso de la información y de los datos en tiempo real (BI, el historial, estado de las existencias, …).
• La agilidad de la toma de citas gracias a las herramientas de notificación: alertas de correos electrónicos, notificaciones, envíos de SMS.
• Generación de informes de actividad personalizados sobre períodos definidos dependiendo de los compromisos contractuales: 1 a 3 días por informe.
• Y, por último, los servicios vinculados, como las encuestas de satisfacción del cliente.

Ejemplo cifrado:

Tomemos por ejemplo una empresa CVC en el sector residencial, de 10 personas, (con 1 encargado de negocios, 1 asistente, 1 responsable de mantenimiento y 7 técnicos), que utiliza una GMAO avanzada (con un componente presupuesto + facturación) y que incluye 260 calderas colectivas + ECS con contrato P2.

Calculemos ahora el ingreso anual de cada puesto en relación con el costo de la GMAO:

+ consumibles, inmovilizaciones,…

Luego:

En breve, el uso de una GMAO avanzada se rentabiliza después de 5 meses cada año. A partir del mes de mayo, la empresa sale ganando.

Hay que añadir el gasto set up + formación de alrededor de 7.000 € en el primer año. (La parte de formación de unos 3.000 € es asumida por los OPCO si el proveedor está certificado Qualiopy -> sustituye a la autorización DATADOCK desde el 1 de enero de 2022).

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Para ello, rellene el impreso de contacto para que nuestro simulador de ganancias lo evalúe.

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