Aunque es esencial para el buen uso de una empresa de mantenimiento, los procesos de generación de partes de horas es una tarea que consume tiempo y energía para todos los empleados. Se está haciendo indispensable contar con un programa de gestión de mantenimiento para desmaterializar la creación de partes de horas.
La creación de hojas de horas es un proceso que lleva mucho tiempo y complicado para los técnicos y los empleados de la oficina.
El fichado es una tarea larga y dura de llevar a cabo por los técnicos. El riesgo de equivocarse en la entrada de datos en las partes de horas es alto, lo que causa una reacción en cadena muy perjudicial para la productividad de la empresa. De hecho, un mal fichado por parte de los técnicos implica errores en la generación de hojas de horas por parte de los empleados en la oficina, sin hablar del riesgo de la pérdida de las fichas. Lo que al final se reflejará en un sentimiento de injusticia por parte de los técnicos si sus hojas de horas son erróneas, por lo cual ,el proceso tendrá que empezar de nuevo. Todo este tiempo perdido podría haberse invertido en actividades más productivas y rentables (¡realizar intervenciones, por ejemplo!).
Partes de horas de trabajo: un programa de gestión del mantenimiento adecuado le ahorra tiempo
El fin de las molestias relacionadas con las hojas de hora pasa contando con un software de gestión de mantenimiento avanzado, que desmaterializará la entrada de las partes de horas. Esto descargará tiempo tanto para los técnicos como para los empleados de la oficina.
Con este tipo de software, las partes de horas se crean automáticamente a partir de la entrada de las intervenciones: el técnico introduce la hora de inicio y la hora de finalización de la intervención en una aplicación móvil dedicada, y las hojas de horas se crean, al momento, a partir de esta información. ¡Se acabaron las doble entradas de horas! Además, los técnicos ahorran tiempo de trayecto porque ya no tienen que pasar por la oficina para depositar sus fichas.
Los empleados en la oficina ya no tienen que volver a introducir las horas de los técnicos en una base de datos para generar partes de horas. Por cierto, los programas de gestión del mantenimiento más avanzados se sincronizan en tiempo real con la aplicación móvil del técnico. Distinguen automáticamente los distintos tipos de horas trabajadas (tiempo de intervención, tiempo de viaje, tiempo de guardia, tiempo de pausa, etc.) y alertan al usuario del programa en la oficina cuando se superponen las intervenciones durante la jornada, lo que facilita un control más ágil de la coherencia y una reducción considerable del tiempo empleado por los usuarios en la oficina cumpliendo hojas de horas.
Haga que sus datos sean más fiables
El envío de información en tiempo real de la aplicación móvil de los técnicos a los ordenadores de los usuarios del programa de gestión de mantenimiento en la oficina garantiza que la intervención esté en curso o se haya realizado.
Esta funcionalidad reduce considerablemente el riesgo de produzir errores en la creación de partes de horas, tanto para el técnico (creación automática de las hojas de horas a partir agregando los tiempos de intervención) como para el usuario en la oficina. Los programas de gestión de mantenimiento más avanzados disponen de un control de coherencia de la información entrada por el técnico gracias a un flujo de trabajo de aprobación de horas:
- Presentación de horas por parte del técnico a través de la aplicación móvil
- Validación y creación de hojas de horas por parte del empleado en la oficina
- Validación por parte del gerente
Reduzca su consumo
Gestionar las partes de horas a través de una solución de gestión del mantenimiento adecuada puede reducir el consumo de papel y de combustible, por lo que mejora la imagen de marca de su empresa.
Desmaterializar la entrada de partes de horas reduce muchísimo el consumo de papel y los costes de papelería: ¡diga adiós al montón de carpetas que abarrotan las oficinas!
Práctico, pero también responsable: este tipo de enfoque encaja perfectamente en una política de RSC.
Además, desmaterializar las partes de horas ahorra los trayectos de los técnicos, reduciendo así el consumo total de combustible.
Facilite la manipulación de tus datos
Los programas avanzados de gestión de mantenimiento permiten exportar los datos de las hojas de horas en formato Excel, con el fin de realizar informes sobre los tiempos de intervención, pausas, trayectos y turnos. Los datos de las hojas de horas se manejan con más agilidad. Durante un plazo determinado, es posible crear vistas gráficas o tablas. Incluso, algunos programas ofrecen funciones de aviso automático de la intervención.
