La digitalización de la economía generaliza el uso de programas de facturación. No obstante, estos programas no están lo bastante especializados para las empresas de mantenimiento, y las herramientas de GMAO se adaptan mejor a sus necesidades. Pero todavía tiene que elegir la adecuada.
Programa de facturación: ventajas bajo condiciones
Los programas de facturación están cada vez más extendidos en las empresas de mantenimiento. Al desmaterializar las facturas, las notas de haberes y otros documentos, pretenden ofrecer ganancias de:
- Eficiencia, quitando las tareas manuales de impresión y el escaneo de documentos
- Rentabilidad, reduciendo los costes de compra de papel, impresión, intercambio y almacenamiento de documentos
- Sencillez, podiendo buscar facturas a través de un motor de búsqueda
- Seguridad, archivando las facturas de forma digital
- Imagen, reduciendo el consumo de papel que favorece el medioambiente
No obstante, es preciso señalar que estas ventajas no son automáticas, ya que el rendimiento varía de un programa de facturación a otro.
Sobre todo, la mayoría de los programas de facturación no tienen en cuenta las particularidades vinculadas a la actividad de mantenimiento (órdenes de intervención, órdenes de compra de proveedores y subcontratistas, información recopilada sobre el terreno, etc.).
Programa de facturación: un rompecabezas para las empresas de mantenimiento
Para los actores del mantenimiento, elegir un programa de facturación realmente adaptado a sus necesidades es una tarea larga y que solicita mucho tiempo, sobre todo porque estos requisitos varían mucho según la actividad: un electricista no gestiona la facturación de la misma manera que un técnico de ascensores o de calefacción, por ejemplo.
Debido a la gran cantidad de programas de facturación en el mercado, puede llevar más tiempo del previsto para encontrar el adecuado, especialmente para las empresas de pequeño tamaño que no tienen siempre los recursos internos necesarios para realizar una búsqueda completa.
La solución: recurrir a soluciones especializadas en mantenimiento que sepan adaptarse perfectamente a las especificidades y a la organización de cada empresa. Por eso, los fabricantes de programas de gestión del mantenimiento asistida por ordenador (GMAO) parecen estar mejor equipados para responder a las expectativas muy específicas de las empresas de mantenimiento que los programas de facturación «para el gran público».
Programa de facturación: la buena alternativa a la solución de GMAO
La mayoría de los programas de GMAO incluyen un módulo de gestión de la facturación que actúa como un programa de facturación.
Los editores de herramientas de GMAO están especializados en la digitalización de las empresas de mantenimiento, por lo que conocen mejor los desafíos de esta actividad que los editores de programas de facturación.
Por eso, elegir una solución de GMAO permite a las empresas de mantenimiento aumentar de forma notable la fluidez de los intercambios de información entre sus equipos operativos y administrativos. A diferencia de un programa de facturación clásico, las soluciones de GMAO no se limitan a digitalizar los procesos de facturación, sino que también toda la actividad de las empresas de mantenimiento, incluyendo la parte operativa. Esto permite compartir la información en tiempo real sobre el terreno con los equipos administrativos, lo que resulta una facturación más ergonómica.
Así, para los actores del mantenimiento, los módulos de facturación de los programas de GMAO están demostrando ser más eficientes que los programas de facturación clásica.
Se plantea entonces la pregunta qué solución de GMAO elegir.
La respuesta, es la importanciade garantizar la disponibilidad de módulos complementarios y la adaptación de la GMAO a la generalización de la facturación electrónica para los clientes públicos.
Programa de facturación: la importancia de los módulos de gestión de existencias y de prosupuestos
Aunque las herramientas de GMAO con un módulo de facturación están lo bastante presentes en el mercado, pocas de ellas ofrecen la posibilidad de gestionar además los presupuestos y existencias. No obstante, la gestión de los presupuestos y de las existencias suele ir juntos con la facturación de las empresas de mantenimiento: por lo tanto, sería contraproductivo equiparse con un programa de GMAO de baja o media gama, ues estos ofrecen raras veces la gestión de los presupuestos y existencias junto con la facturación. Así, habrá que equiparse con soluciones adicionales, lo que crea dificultades de gestión y costes.
Por lo tanto, tiene más sentido invertir en un programa de GMAO de alta gama que combine los módulos de gestión de las facturas, presupuestos y existencias en una única interfaz. La rentabilidad de una solución de este tipo es superior a las herramientas de GMAO menos eficiente a largo plazo.
Programa de facturación: la pasarela imprescindible con Chorus Pro
Desde principios 2020, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas que trabajen con contratos públicos: ahora deben subir sus facturas a Chorus Pro, la plataforma estatal francesa dedicada al intercambio de facturas y notas de abono entre proveedores y clientes públicos.
Algunos programas de GMAO se han adaptado a la ampliación de la factura electrónica desarrollando sus propias pasarelas con Chorus Pro: basta con introducir las facturas en la herramienta, la cuales se suben al instante, a Chorus Pro si se trata de un contrato público, y su seguimiento se realiza directamente en el programa.
Por ejemplo, los programas de GMAO de última generación combinan la gestión de la facturación para clientes públicos y privados en una sola herramienta.
Además de ser una alternativa más que creíble a los programas de facturación, parece que incluso los están sustituyendo ante las empresas de mantenimiento.