Cuando llega el momento de la Asamblea General (AG) en la copropiedad, la gestión de los documentos puede convertirse rápidamente en un verdadero desafío. Estos documentos, según su naturaleza, son accesibles antes, durante o después de la AG. Son cruciales para garantizar la transparencia, legalidad y eficacia de las decisiones tomadas dentro de la comunidad de propietarios. Con la aparición del voto electrónico, se está produciendo una revolución en la forma en que se crean y gestionan algunos documentos, como la lista de asistencia y el Acta de la AG.
En este artículo, veremos cómo la creación y edición del acta digital de la AG se facilita mediante el uso de una solución de votación electrónica.
Recordatorio: documentos obligatorios en la AG
Cuando los propietarios se reúnen para una Asamblea General, varios documentos son esenciales para garantizar el buen desarrollo de la reunión y la toma de decisiones informadas. Estos documentos obligatorios son de suma importancia para cada propietario, ya que son la base sobre la cual se sustentan las discusiones y votaciones.
Orden del día y convocatoria
Antes de la AG, se envía a los propietarios el orden del día y la convocatoria, así como los documentos financieros y contables adjuntos. En estos documentos se detallan todos los temas que se discutirán y votarán durante la reunión. Cada punto del orden del día debe ser abordado en el orden establecido. Los propietarios tienen conocimiento de ello antes de la asamblea y deben poder consultarlo en tiempo real durante la AG para seguir los debates.
Lista de asistencia
Al principio de la AG, la lista de asistencia permite registrar a los propietarios presentes, incluidos los representantes que poseen poderes. Este documento es importante por varias razones. Además de verificar la identidad de los participantes, también permite al administrador verificar que se alcanza el quórum para que la AG pueda tomar decisiones válidas.
Al final de la AG, el acta de la AG es el documento obligatorio esencial que registra las decisiones tomadas durante la asamblea. Veamos más precisamente por qué es tan importante
L’importance du Procès-Verbal (PV) d’AG
El acta de la AG es un documento fundamental para la propiedad compartida, y esto por varias razones:
Registra todas las decisiones
El acta de la AG registra todas las decisiones tomadas durante la reunión, incluyendo las resoluciones adoptadas, los votos de los propietarios y los resultados. De esta manera, constituye un registro oficial de la voluntad colectiva de los propietarios.
Es un medio para mantener informada a la comunidad de propietarios sobre las decisiones tomadas, cuando algunos no pudieron asistir a la AG.
Constituye una documentación legal.
El acta de la AG tiene un valor legal y puede ser utilizado como prueba en caso de disputa. Asegura que todas las decisiones se tomen de acuerdo con las reglas y los estatutos de la propiedad compartida, garantizando así la legitimidad de las acciones emprendidas. Sirve como documento de referencia ante las autoridades competentes o en caso de disputas entre propietarios.
Permite transparencia y responsabilidad.
Los propietarios tienen acceso, gracias al acta, a una documentación oficial de todas las acciones realizadas por el consejo de administración y las decisiones tomadas durante la AG. Registra las decisiones sobre los trabajos a realizar en la propiedad compartida y los presupuestos correspondientes. Esto permite un seguimiento preciso de la evolución de los gastos y los proyectos en curso, lo cual es esencial para orientar la gestión futura de la propiedad compartida.
¿Qué es un acta de asamblea general digital?
Un Acta de Asamblea General digital, también conocida como acta electrónica, es una versión desmaterializada del PV d’AG «tradicional». Aunque aún registra los debates, decisiones y resoluciones tomadas durante la AG, en lugar de ser redactado manualmente después de la reunión, se genera y actualiza automáticamente en tiempo real durante la propia AG.
El acta electrónica de la AG surge de la necesidad de modernizar y simplificar el proceso de documentación y gestión de las Asambleas Generales. Las actas tradicionales, redactadas en papel, suelen ser tediosas de preparar, propensas a errores humanos y difíciles de actualizar en caso de modificaciones de último momento.
El acta electrónica de la AG aprovecha las ventajas de la desmaterialización mediante el uso de herramientas y software de votación electrónica diseñados especialmente para registrar automáticamente los elementos clave de la AG en tiempo real.
¿Qué ventajas tiene en comparación con el acta tradicional?
El acta de asamblea general electrónica presenta varias ventajas significativas en comparación con el acta de asamblea general tradicional en papel.
Eliminación de riesgos de error
El principal beneficio del acta de asamblea general digital es la eliminación de los riesgos de error que podrían conducir a un acta de asamblea de copropiedad no conforme.
A diferencia del acta clásica, que puede estar sujeta a errores tipográficos, errores en el cálculo de coeficientes, omisiones u otras inconsistencias, el acta electrónica se genera automáticamente a partir de los datos ingresados en tiempo real. Esto significa que las resoluciones adoptadas, los votos de los copropietarios y los cálculos de mayoría se realizan con una precisión incomparable. Los errores debidos a la transcripción manual se reducen a cero, lo que refuerza la legitimidad de las decisiones tomadas en la Asamblea General.
Ahorrro de tiempo
Otro beneficio considerable es el ahorro de tiempo que proporciona el acta de la Asamblea General electrónica. Con el acta en papel tradicional, es necesario transcribir manualmente los resultados de las votaciones y realizar cálculos complejos para determinar las mayorías requeridas. Con el acta digital, estos cálculos se realizan automáticamente por el sistema, lo que permite ahorrar un tiempo valioso durante la asamblea. Las deliberaciones pueden avanzar más rápido, sin los retrasos asociados a la compilación manual de los datos.
La firma inmediata
El acta de asamblea general electrónica también ofrece la posibilidad de imprimirse de inmediato al final de la sesión. Los miembros de la mesa, compuestos por el presidente de la reunión, el o los escrutadores y el secretario, pueden firmarlo al finalizar la reunión. De este modo, el acta se valida de inmediato y puede enviarse rápidamente a los copropietarios. Esta rapidez contribuye a una mayor capacidad de respuesta de la comunidad de propietarios y a una implementación más rápida de las resoluciones adoptadas.
Conclusión
Al optar por el voto electrónico en la asamblea general de la comunidad de propietarios, contribuyes a gestionar tu comunidad de propietarios de manera moderna y aprovechas los beneficios asociados a la digitalización de documentos, como la eliminación de riesgos de error y un ahorro de tiempo considerable.
En el centro de esta transformación se encuentra el Acta de Asamblea General electrónica, un documento obligatorio y fundamental, que revoluciona la forma en que se gestionan y documentan las asambleas generales.
Esta evolución con múltiples ventajas está relacionada con el uso de una solución de votación electrónica. Solución cada vez más solicitada por los sindicatos de copropietarios y sus representantes, los administradores, para la gestión de su copropiedad.