Quel ROI* attendre de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention GMAO?

* ROI = Return On Investment ou Retour sur Investissement en français

C’est décidé. On adopte une GMAO !

Lorsqu’une entreprise décide de digitaliser ses process en intégrant un logiciel de gestion d’intervention qu’est la GMAO, c’est qu’elle se sent prête à bousculer ses méthodes de travail et faire évoluer son organisation de façon durable. Et elle a pour cela de bonnes raisons :

• Sa productivité stagne ou baisse
• La circulation des informations au sein des différents services n’est pas fluide, en partie à cause des échanges papiers
• Sa communication avec ses clients représente une charge de travail importante pour le back office (courriers, mails, appels téléphoniques, tableaux de bord, bilans de performance de l’activité, …)
• Sa gestion de stock est approximative voire inexistante
• Ses délais de facturation augmentent, affectant négativement sa trésorerie
• Elle souhaite éliminer les tableurs (souvent Excel, Access, …) pour un meilleur pilotage en temps réel de son activité et un partage de l’information pour faciliter la prise de décision
• Elle a besoin de ressources humaines supplémentaires mais ne trouve pas de candidats adéquats

De ce constat, découle logiquement le choix de la mise en place d’un logiciel de gestion d’intervention qu’est la GMAO avec la promesse d’augmenter significativement sa productivité et booster ses performances par la digitalisation de ses process.

Alors que cette démarche d’utilisation d’une GMAO est aujourd’hui communément admise dans les industries ou les grands groupes, elle est souvent mise de côté par les entreprises de petite ou de moyenne taille du fait de l’investissement important qu’elle représente. Ces dernières estiment même parfois cette solution comme étant hors de leur portée. Pour les convaincre, il faudrait donc que le logiciel de GMAO leur permette un retour sur investissement rapide.

Mais comment calculer le ROI du logiciel de gestion d’intervention qu’est la GMAO ?

Il faut commencer par mettre en face les coûts liés à l’adoption d’un tel outil logiciel (que l’on pourrait d’ailleurs appeler à juste titre « investissements ») et les gains nets (gains – coûts) obtenus à court, moyen et long terme.

Puis, on applique la formule :

ROI = (Gains – Coûts) / Coûts

La plus grosse difficulté consistant à bien identifier et évaluer les gains obtenus suite à la mise en place d’une telle solution.

Quel est le coût d’une GMAO ?

Commençons d’abord par les coûts. Ils peuvent différer selon plusieurs critères :

• Le nombre d’utilisateurs (nombre de licences)
• Les besoins fonctionnels à couvrir (et les éventuels développements spécifiques)
• Le type d’accompagnement choisi (paramétrage, formation, suivi, …)
• Le temps et le personnel disponible pour la mise en œuvre
• Le matériel nécessaire (ordinateurs, smartphones)

Quels gains espérer de l’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention  qu’est la GMAO?

Maintenant, essayons d’évaluer les gains, qui peuvent être observés dès la première année d’utilisation du logiciel. Pour cela, il faut prendre en compte les domaines clés adressés par la GMAO :

• La durée de vie et la disponibilité des actifs techniques : + 10 à 15%
  Résultant d’un meilleur suivi des passages et de la bonne exécution des opérations d’entretien
• Les temps d’intervention : -15 à -20%
  Grâce à une meilleure circulation des informations et à une répartition optimale de la charge de travail des équipes de terrain
• La réalisation de devis en mobilité chez le client par les techniciens, selon leur habilitation et le montant du devis : + 5 à 20% de devis réalisés et transformés en commandes
• L’édition de factures sur le terrain permettant un encaissement immédiat entraînant un gain de temps côté back office dans le traitement des factures et des relances : +10% à +20%
• Les temps d’arrêt de production : -10%
  Grâce à une anticipation des pannes, des arrêts et des commandes de pièces
• La valeur du stock et l’inventaire : -10 à 15%
  Grâce à l’ajustement précis des besoins en pièces détachées, évitant un surplus de pièces et en gérant le taux de rotation à l’origine de frais supplémentaires dans le stock
• L’optimisation de la gestion de la sous-traitance permettant un échange bidirectionnel et automatique grâce à un portail sous-traitant dans certaines GMAO : + 5%
• L’optimisation des cycles d’achat et de réception commandes et factures fournisseurs : + 7%
  Grâce à une vision 360° des fournisseurs (achat au meilleur prix), à un circuit de validation selon des critères d’habilitation et au rapprochement de la commande fournisseur de la facture éditée (avec les outils d’OCR)
• Le travail et la productivité des équipes techniques : + 10%
  Grâce à l’accessibilité des informations et des données en temps réel (BI, l’historique, état du stock, …)
• La facilitation de la prise de RV grâce aux outils de notification : alertes mail, notifications, envoi de SMS
• La réalisation de rapports d’activité personnalisés sur des périodes définies en fonction des engagements contractuels : 1 à 3 jours par rapport
• Et enfin les services associés
  Comme les questionnaires de satisfaction clients

Exemple chiffré :

Prenons par exemple, une entreprise CVC dans le secteur du résidentiel, de 10 personnes, (avec 1 chargé d’affaires, 1 assistante, 1 responsable de maintenance et 7 techniciens), qui utilise une GMAO avancée (avec un volet devis + facturation) et qui compte 260 chaufferies collectives + ECS sous contrat P2.

Estimons maintenant le gain annuel pour chacun des postes par rapport au coût de la GMAO :

+ consommables, immobilisations,…

Ensuite :

Concrètement, l’usage d’une GMAO avancée est rentabilisée au bout de 5 mois chaque année. Dès le mois de mai, l’entreprise gagne de l’argent.

Il faut rajouter le budget set up + formation d’environ 7 000 € la 1ère année.
(La partie formation d’environ 3 000 € étant prise en charge par les OPCO si le prestataire est certifié Qualiopy -> remplace l’agrément DATADOCK depuis le 1^er janvier 2022).

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