Les clients sont de plus en plus exigeants envers les prestataires de maintenance qui ne disposent pas d’un suivi digitalisé des interventions. Les attentes ont radicalement changé : délais serrés, traçabilité juridique incontestable, et transparence en temps réel sont désormais la norme.
Pour relever ces défis, une Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) conçue pour les réalités du terrain est la solution idéale. Ces logiciels ne se contentent pas de digitaliser, ils réinventent l’efficacité opérationnelle de la gestion de la maintenance.
Dans cet article, nous explorerons les 5 étapes clés de la gestion d’interventions et comment une GMAO moderne comme Twimm peut les optimiser. De la création de l’intervention à la restitution des données, découvrez comment moderniser vos processus et gagner en compétitivité.
Comment réussir sa gestion d’interventions sur le terrain ?
S’équiper des bons outils tels que les logiciels de gestion de maintenance
La gestion d’interventions terrain constitue un défi opérationnel majeur où rapidité d’exécution, traçabilité irréprochable et satisfaction client doivent s’articuler harmonieusement, sans compromis, pour garantir la continuité des services et la rentabilité des contrats.
La clé ? S’appuyer sur des outils conçus pour le terrain, loin des solutions génériques inadaptées aux réalités métiers. Les logiciels de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO) les plus avancés du marché fluidifient la gestion des interventions et génèrent des gains de temps non négligeables, pour le prestataire comme pour le client.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion d’interventions et de maintenance ?
Sélectionner une GMAO n’est pas un achat IT comme les autres : c’est un choix stratégique qui impactera votre productivité, votre relation client et votre rentabilité pour les 5 à 10 prochaines années. Voici 4 critères clés à ne pas négliger dans le choix de votre logiciel de gestion d’interventions :
- L’adéquation avec vos process métier : le logiciel doit être conçu pour gérer les spécificités du secteur CVC, comme la gestion des contrats d’entretien, des interventions préventives et curatives, ainsi que le respect des normes réglementaires (par exemple, les CERFA liés aux fluides frigorigènes). Il doit permettre un suivi précis des équipements clients (chaudières, systèmes de ventilation ou climatisation) avec un historique détaillé des interventions.
- La mobilité et accessibilité terrain : une application mobile intuitive est indispensable pour vos techniciens sur le terrain. Elle doit inclure des fonctionnalités telles que la géolocalisation des sites d’intervention, l’accès à l’historique des équipements, la prise de photo pendant l’intervention et la signature électronique des bons et des rapports d’interventions.
- L’interopérabilité avec votre écosystème IT : signifie que le logiciel doit pouvoir s’intégrer avec vos outils existants tels que un ERP métier, un CRM afin de centraliser vos données et optimiser vos processus administratifs. De plus, une intégration avec les systèmes GTB et GTC est cruciale pour optimiser la gestion des équipements CVC. S’ils s’intègrent avec des objets connectés tels que des capteurs, ces systèmes deviennent de véritables outils complets qui permettent une gestion intelligente et proactive des bâtiments.
- Le support, la formation et l’accompagnement des équipes : dans un secteur technique comme le CVC et le multitechnique, vos équipes doivent être formées à l’usage du logiciel pour maximiser son adoption au sein de l’entreprise. Il est important de choisir un prestataire qui offre un support réactif ainsi qu’un accompagnement personnalisé dans la mise en oeuvre de votre logiciel de GMAO. Un accès à des ressources comme des tutoriels peut faire toute la différence.
Après avoir choisi votre logiciel de gestion d’interventions, l’étape suivante consiste à optimiser vos processus de gestion d’interventions. Un outil performant ne suffit pas à lui seul ; il est essentiel de l’utiliser efficacement pour maximiser son potentiel. La gestion des interventions englobe plusieurs aspects cruciaux, de la planification initiale à la clôture des tickets, en passant par l’exécution sur le terrain et le suivi en temps réel. Une approche structurée et méthodique vous permettra de tirer le meilleur parti de votre nouvelle solution GMAO, d’améliorer la productivité de vos équipes et d’accroître la satisfaction de vos clients. Examinons maintenant les étapes clés pour une gestion d’interventions réussie.
Comment prendre en charge la gestion d’interventions avec une GMAO experte comme Twimm ?
Étape 1 : Création de l’intervention
La gestion des interventions commence avec la création de la demande. L’utilisateur se rend sur la page de saisie des interventions où il accède au formulaire de demande.
Dans Twimm :
Cette étape est rapide et fluide grâce à un formulaire pré-rempli. Cette GMAO nouvelle génération dispose d’un moteur de recherche intelligent. Il suffit de sélectionner le client et le site concerné et de saisir quelques informations comme le nom du client, le site d’intervention, et le type d’intervention. Les informations liées se complètent automatiquement, ce qui offre ainsi un gain de temps considérable.
Il ne lui reste plus qu’à préciser le métier concerné, le motif de l’intervention ainsi que l’activité liée. L’intervention est horodatée et une estimation de la durée est fournie. L’ajout de documents et la validation de la demande d’intervention doivent ensuite être complétés par l’utilisateur.
Étape 2 : Planification de l’intervention
La planification devient cruciale une fois la demande validée. Twimm permet une gestion flexible des plannings en affichant une vue d’ensemble de toutes les interventions planifiées ou non et à venir.
Grâce à une interface simple, vous disposez d’une vue de l’ensemble des planning et pouvez facilement modifier les horaires, affecter des techniciens et réorganiser les plannings en fonction des priorités. Il est possible de suivre l’état des interventions grâce à un code couleur dédié. Les notifications automatiques sont envoyées aux techniciens pour qu’ils soient informés en temps réel des interventions à venir.
La fonctionnalité du centre de notification, reliée au planning de maintenance permet d’être alerté en temps réel. Une fois l’horaire de l’intervention validé, une notification arrive directement sur le smartphone du technicien via l’application mobile du logiciel.
Étape 3 : Réalisation de l’intervention
Une fois l’intervention planifiée, elle passe à l’exécution sur le terrain. Le technicien reçoit la notification sur son application mobile technicien Twimm, qui lui permet d’accéder à toutes les informations nécessaires via son smartphone.
Il peut :
- consulter l’historique des équipements,
- se rendre sur le site grâce à l’application GPS
- et débuter l’intervention.
Pour se rendre sur le lieu d’intervention, l’application calcule automatiquement le temps de trajet. Le technicien ouvre l’application GPS de son choix pour se rendre sur le site.
Pendant l’intervention, le technicien prend des photos, saisit le temps passé sur les feuilles d’heures et peut faire signer le bon / rapport d’intervention par le client, directement depuis son appareil mobile. L’intervention est enregistrée et diffusée à l’ensemble des personnes abonnées à une liste de diffusion.
Étape 4 : Clôture de l’intervention
Après l’intervention, le logiciel de gestion de maintenance Twimm permet une clôture simplifiée. Le technicien ou l’opérateur au bureau peut apporter des modifications au rapport, ajouter des prestations supplémentaires et finaliser le compte-rendu. Une fois validé, le rapport d’intervention est envoyé automatiquement à toutes les parties concernées. Ce qui assure une traçabilité complète et une clôture efficace de l’intervention.
Étape 5 : Restitution des données de l’intervention
Enfin, la restitution des données est essentielle pour analyser la performance des interventions et améliorer continuellement vos services.
Twimm permet de générer des rapports de maintenance détaillés, que ce soit sous forme de PDF ou Excel. Pour que cela soit possible, il suffit de sélectionner la période, le périmètre client ainsi que les indicateurs que l’on souhaite afficher. Ainsi, en quelques clics, ils peuvent générer automatiquement le rapport avec l’ensemble des données.
Le client a lui aussi un accès sur lequel il pourra suivre la maintenance de ses équipements et l’ensemble des interventions de son périmètre. Il pourra aussi y créer des demandes d’intervention grâce à son portail client.
En fin de compte, le portail client GMAO bénéficie au prestataire de maintenance comme au client final, que ce soit en termes de productivité, d’image ou de sécurité. Il devient urgent pour une société de maintenance de s’équiper d’une solution gmao intégrant cette fonctionnalité si elle veut rester dans la course vis-à-vis de ses concurrents, notamment lors des appels d’offres.
Conclusion
En conclusion, l’adoption d’un logiciel de GMAO comme Twimm permet de révolutionner la gestion des interventions terrain. Grâce à ses fonctionnalités avancées et son interface conviviale, il devient un levier clé pour améliorer la productivité des équipes, garantir la traçabilité des interventions et renforcer la satisfaction des clients. À une époque où l’excellence opérationnelle est primordiale, s’équiper d’une solution GMAO performante est un choix stratégique qui vous permettra de rester compétitif et réactif face aux exigences croissantes du marché.