En tant que société spécialisée dans la prestation de service et la maintenance, il est important de suivre les indicateurs de maintenance (indicateurs clés de performances) afin de mesurer la qualité de votre travail et augmenter le taux de satisfaction de vos clients.

Pour atteindre cet objectif, l’un des outils les plus puissants est la GMAO, ou Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur. Ce logiciel de gestion de la maintenance permet de planifier, d’organiser et de suivre toutes les activités de maintenance d’une entreprise. Elle permet également de gérer les équipements, les tâches de maintenance, les pièces détachées, les contrats de maintenance et bien plus encore.
Avec une GMAO, vous pouvez surveiller les KPI de votre service de maintenance en temps réel. Vous pouvez également obtenir des rapports détaillés sur les performances de ce service et les utiliser pour identifier les domaines qui nécessitent une amélioration. 

Quels sont les principaux indicateurs de maintenance à suivre?

Le montant des contrats

En suivant le montant des contrats comme indicateur de maintenance, l’entreprise :

• évalue la rentabilité de ses contrats et de ses clients. En comparant les coûts associés à la maintenance avec les revenus générés par ces contrats, l’entreprise peut déterminer si elle réalise des marges bénéficiaires satisfaisantes. Cela aide à identifier les contrats les plus lucratifs et à prendre des décisions éclairées sur la poursuite de certaines activités ou sur la recherche de nouveaux contrats.
• contrôle les coûts liés aux contrats de maintenance. Elle peut identifier les contrats qui entraînent des dépenses élevées et évaluer si ces dépenses sont justifiées par rapport aux revenus générés. Si certains contrats s’avèrent coûteux par rapport à leur rentabilité, l’entreprise peut prendre des mesures pour réduire les coûts, renégocier les conditions contractuelles ou réévaluer sa stratégie de tarification.
• planifie ses ressources. Le montant des contrats de maintenance permet de prévoir les besoins en ressources (main-d’œuvre, matériel, etc.) pour répondre aux obligations contractuelles. En ayant une visibilité sur la valeur totale des contrats, l’entreprise peut allouer efficacement ses ressources en fonction de la charge de travail prévue. Cela aide à éviter les surcharges ou les sous-utilisations des ressources, ce qui contribue à une planification plus efficace et à une utilisation optimale des capacités de l’entreprise.

Le nombre de contrats arrivant à échéance

Le suivi du nombre de contrats arrivant à échéance permet de :

• planifier et d’anticiper les renouvellements de contrat. Cela contribue à maintenir une continuité dans la prestation de services et donc de fidéliser ses clients.
• suivre cet indicateur permet de planifier efficacement l’allocation de ses ressources. L’entreprise peut évaluer la charge de travail future et s’assurer d’avoir suffisamment de personnel et de compétences pour répondre aux besoins des contrats renouvelés. Cela permet d’éviter les surcharges ou les sous-utilisations des ressources, contribuant ainsi à une meilleure gestion opérationnelle.
• anticiper les flux de trésorerie liés aux renouvellements, en surveillant les contrats arrivant à échéance, . C’est à dire, de prévoir les revenus futurs et de mieux gérer sa trésorerie. Elle peut également prendre des décisions informées sur les investissements nécessaires pour répondre aux nouveaux besoins des contrats renouvelés.

Le nombre de devis à faire

Le suivi du nombre de devis à faire permet à l’entreprise de services d’évaluer sa capacité à répondre rapidement aux demandes des clients. En surveillant cet indicateur de maintenance, elle peut s’assurer de traiter les demandes de devis dans les délais attendus. Un suivi efficace des devis permet également de prioriser les demandes les plus urgentes et de fournir des informations précises aux clients.

Grâce à cet indicateur, il est possible d’estimer les revenus potentiels de l’entreprise. En tenant compte du taux de conversion des devis en contrats effectifs, elle peut évaluer l’impact financier des demandes en cours. Cela contribue à une meilleure prévision des revenus et à une gestion plus précise des ressources financières de l’entreprise.

Par ailleurs, la surveillance du nombre de devis à faire, offre à l’entreprise l’occasion d’analyser ses processus internes et d’identifier les domaines qui pourraient être améliorés. Si le volume de demandes de devis est élevé, cela peut indiquer des inefficiences ou des goulots d’étranglement dans la réalisation des devis. En identifiant ces problèmes, l’entreprise peut mettre en place des mesures correctives pour améliorer l’efficacité et la rapidité de son processus de devis.

Et enfin, le nombre de devis à faire contribue à une meilleure compréhension des performances commerciales et à l’amélioration continue de l’efficacité des processus de vente.

Le montant des devis réalisés

Surveiller les montants de devis réalisés dans une GMAO permet à une entreprise de services d’évaluer sa performance commerciale, en identifiant les tendances de croissance, et en repérant les segments de marché les plus rentables. Cela permet de voir aussi les performances individuelles des membres de l’équipe de vente.

Cet indicateur de maintenance fournit des données précieuses sur la rentabilité de chaque client. Elle peut identifier les clients qui génèrent les revenus les plus élevés, ceux qui présentent un potentiel de croissance et ceux qui nécessitent une attention particulière. Cela aide à allouer les ressources et les efforts de service client de manière stratégique pour maximiser la satisfaction client et la rentabilité.

Comparer les montants des devis aux coûts associés à leur exécution permet de déterminer la marge bénéficiaire. Cela aide à identifier les contrats les plus rentables et à ajuster les stratégies de tarification et de négociation pour maximiser les profits. Bref, suivre le montant des devis réalisés facilite la gestion de la trésorerie, l’identification des besoins en financement et la planification stratégique.

Le taux de transformation des devis

Le taux de transformation des devis en contrats est un indicateur de maintenance clé de l’efficacité commerciale de l’entreprise et est directement lié à la rentabilité de l’entreprise. Si le taux de conversion est élevé, cela signifie que l’entreprise parvient à sécuriser un nombre important de contrats, ce qui a un impact positif sur ses revenus et sa rentabilité globale. 

En analysant les motifs de non-conversion, l’entreprise peut identifier les faiblesses ou les obstacles dans son processus de vente. Cela offre l’opportunité d’apporter des ajustements, de renforcer les compétences de l’équipe de vente, d’améliorer les techniques de négociation, de réviser les stratégies de tarification, ou d’ajouter de la valeur aux offres proposées.

Le temps moyen par activité

Ce KPI est la somme des temps réalisés / le nombre d’interventions préventives (ou curatives). Il peut être calculé sur une période déterminée et comparé à la même période de l’année ou des années précédentes.

Un taux moyen par activité élevé indique que les tâches sont effectuées rapidement et efficacement, ce qui peut être le signe d’une bonne organisation, de processus bien définis et d’une expertise des techniciens. À l’inverse, un taux faible peut indiquer des inefficacités, des retards ou des obstacles rencontrés lors de la réalisation des tâches. Le taux moyen par activité peut aider à affiner la planification et l’allocation des ressources. En identifiant les activités ayant un taux faible, l’entreprise peut prendre des mesures pour améliorer la planification, ajuster les horaires des techniciens ou fournir une formation supplémentaire pour renforcer leurs compétences. Cela permet d’optimiser l’utilisation des ressources et de mieux répondre aux demandes des clients.

 

Travaux : Taux heures réalisées / vendues

En surveillant cet indicateur, l’entreprise peut évaluer l’efficacité de l’utilisation de ses ressources. Si le taux d’heures de maintenance réalisées est élevé par rapport au taux d’heures vendues, cela indique que l’entreprise utilise efficacement ses ressources et parvient à facturer la majorité des heures travaillées. Le suivi du rapport du taux d’heures de maintenance réalisées sur le taux d’heures vendues dans sa GMAO permet de mesurer la rentabilité de ses projets, d’optimiser l’allocation de ses ressources et d’améliorer ses estimations de coûts. Cela contribue à une meilleure gestion financière et opérationnelle de l’entreprise.

Conclusion

L’optimisation de la maintenance est un élément clé de la réussite et de la compétitivité des entreprises prestataires de service.

En utilisant des indicateurs clés de performance cités plus haut, vous pouvez fournir améliorer considérablement la gestion de votre entreprise et donc sa rentabilité et donner aux clients des preuves tangibles de la qualité de votre travail.

En utilisant une GMAO performante, il est beaucoup plus facile de suivre et d’analyser ces KPI, et donc de vous aider à planifier les activités de maintenance préventive et corrective, à optimiser la gestion des pièces détachées et à améliorer la communication entre les équipes de maintenance et les autres départements de l’entreprise comme les ventes.

En fin de compte, l’utilisation de KPI pour mesurer la qualité de votre maintenance et la mise en place d’une solution de GMAO pour l’optimiser et la rendre plus efficiente, permettront à votre entreprise de fournir un service de qualité supérieure à ceux de vos concurrents et accroître la satisfaction de vos clients.

Enfin, il est important de noter que la mesure de ces indicateurs ne doit pas être considérée comme une tâche ponctuelle, mais plutôt comme un processus continu d’amélioration de la qualité de vos services.