La digitalisation des opérations de maintenance immobilière génère des avantages conséquents en termes de productivité et de satisfaction client. Toutefois, il n’est pas évident d’identifier le bon moment pour sauter le pas : quels sont les signes qui montrent que votre entreprise est prête pour la digitalisation ? Réponse dans cet article.
Votre stock de papier devient impossible à gérer
L’activité de gestion de maintenance génère une quantité phénoménale de papiers : bons d’interventions, formulaires diverses… vous ne savez plus où trouver la place de ranger ces papiers. De même, il devient difficile de les classer de manière cohérente et pratique, vous craignez de plus en plus de perdre des papiers importants, ou que l’un de vos collaborateurs tombe malencontreusement sur une information confidentielle.
Fort heureusement pour vous, la majorité des logiciels de gestion de maintenance immobilière du marché sont équipés d’une fonctionnalité de Gestion Électronique des documents (GED) : tous vos documents peuvent être dématérialisés dans le cloud, et sont classés sous forme d’arborescence. La confidentialité et la sécurité des informations dématérialisées sont assurées par un système d’attribution de droits : vous choisissez qui peu avoir accès à quels fichiers parmi vos collaborateurs.
Votre productivité stagne ou diminue
Digitaliser votre gestion de maintenance augmente votre productivité en mettant fin aux problèmes de formulaires endommagés. En effet, le technicien rempli ses formulaires directement dans l’application mobile du logiciel, évitant ainsi les risques liés aux formulaires papiers (formulaires endommagés, formulaires sales…).
Les employés de votre centre opérationnel n’ont plus de ressaisies de formulaires à effectuer, ils se focalisent sur le contrôle des informations saisies en ligne par les techniciens.
En outre, ces logiciels intègrent généralement un outil de calcul du temps de trajet d’une intervention à une autre, ce qui permet d’attribuer les interventions aux techniciens les plus proches d’où un gain de temps et d’heures travaillées.
Enfin, digitaliser votre gestion de maintenance vous permet de de faire des économies sur votre budget papeterie (imprimantes, cartouches d’encre, ramettes de papier…). Si la solution digitale choisie intègre un module de facturation , vous pouvez aussi dire adieu au budget d’affranchissement pour l’envoi de factures.
Votre indice de satisfaction client stagne ou régresse
Pas facile de continuer à satisfaire au mieux vos clients alors que leurs exigences sont toujours plus nombreuses.
Les solutions digitales les plus performantes du marché vous aident à atteindre vos objectifs de satisfaction client, car elles intègrent généralement un module de partage d’informations avec le client . Cet « extranet client » permet au client de suivre en temps réel l’évolution de l’état des interventions sur son patrimoine. Les techniciens peuvent aussi intégrer des photos horodatées et géolocalisées de l’état du patrimoine une fois l’intervention réalisée afin de rassurer le client.
Vous améliorez donc la transparence vis-à-vis de votre client en digitalisant votre gestion d’intervention. Il vous fera plus confiance et sera plus satisfait.
Vos délais de facturation sont trop longs
Vous n’êtes pas sans savoir que plus vous avez de papiers à gérer, plus vos délais de facturation augmentent : il faut du temps pour centraliser les fiches et bordereaux d’intervention, les saisir dans votre système informatique et assurer les envois de factures par courrier. Votre processus de facturation vous prend des semaines, et est de plus en plus long au fur et à mesure que votre entreprise se développe.
Mais il se simplifie considérablement si vous choisissez de digitaliser votre gestion de maintenance : les informations sont remontées en temps réel à votre centre opérationnel par votre technicien une fois qu’il a clôturé l’intervention. Après validation des informations saisies par votre centre opérationnel, la facture se génère automatiquement et est transmise directement par mail au client.
On voit ainsi que l’ensemble du cycle d’intervention est digitalisé, depuis la planification de l’intervention jusqu’à sa clôture. Cela vous économise un temps fou !
La circulation d’informations entre vos intervenants terrains, votre centre opérationnel et vos clients devient de plus en plus difficile
Un système de gestion des opérations de maintenance papier présente plusieurs risques quant à la fiabilité des transmissions d’informations entre vos intervenants terrain, votre centre opérationnel et vos clients. Ces risques peuvent se gérer tant que la quantité de papier en circulation reste raisonnable.
Toutefois, il devient impossible d’éviter les erreurs de ressaisie ou les omissions dans les formulaires quand elle devient trop importante. En effet, les employés de votre centre opérationnel perdent de plus en plus de temps à effectuer les ressaisies d’informations sur ordinateur, ou à contacter les techniciens pour leur demander des informations manquantes. Cela pénalise la traçabilité de l’intervention , la création de facture et l’information au client.
Digitaliser votre gestion de maintenance immobilière apparaît alors comme une nécessité de premier ordre : votre centre opérationnel a juste à valider les informations saisies par les intervenants terrain, fini la double-saisie.
Vos techniciens remplissent les formulaires grâce à des champs d’intervention pré-paramétrés, ce qui limite considérablement le nombre d’erreurs et met fin aux problèmes de ratures ou de formulaires endommagés.
