Le vote par correspondance est devenu une option incontournable pour les assemblées générales de copropriété, offrant une flexibilité supplémentaire aux copropriétaires. Cette méthode, introduite initialement pour répondre aux contraintes lors de la crise sanitaire de 2020, s’est révélée être un outil précieux pour améliorer la participation et la prise de décision collective au sein des copropriétés. Elle répond aujourd’hui aux difficultés que peuvent rencontrer certains copropriétaires pour se rendre en présentiel aux AG.
Quels sont les aspects pratiques, les avantages significatifs, et les défis potentiels associés au vote par correspondance dans les AG de copropriété ?
Comprendre le vote par correspondance en AG de copropriété
Le vote par correspondance (VPC) en assemblée générale : définition
Le vote par correspondance permet à chaque copropriétaire de se prononcer sur les décisions sans participer physiquement à l’assemblée générale. Cette procédure est désormais obligatoirement proposée depuis le décret du 2 juillet 2020, sous forme d’un formulaire envoyé avec la convocation à l’AG.
Lors de l’assemblée générale, les votes par correspondance sont comptabilisés avec ceux des copropriétaires présents, cela permet de respecter le quorum nécessaire pour la validité des décisions.
Le vote par correspondance en assemblée générale a la même valeur légale qu’un vote en présentiel. Ce qui en fait un outil efficace pour les copropriétés qui ne peuvent pas se déplacer. Cependant, il ne peut pas être comptabilisé pour des résolutions qui auraient été modifiées ou ajoutées en cours de séance.
Fonctionnement du vote par correspondance en AG de copropriété
Lors des VPC en ag de copropriété, le syndic envoie aux copropriétaires un formulaire de vote avec la convocation à l’assemblée générale, contenant toutes les résolutions à l’ordre du jour. Les copropriétaires remplissent ce formulaire en indiquant leur vote pour chaque résolution et le retournent au syndic au plus tard trois jours francs avant l’assemblée. Tous les copropriétaires ont le droit de voter par correspondance, mais cette option n’est pas disponible pour les mandataires.
L’assistante du syndic saisit ensuite les VPC avant l’assemblée. Le gestionnaire enregistre les votes des copropriétaires présents pendant la réunion. Les votes par correspondance sont ensuite intégrés au décompte des votes lors de l’AG, au même titre que les votes classiques.
Si un copropriétaire ayant voté par correspondance assiste finalement à l’assemblée, son vote par correspondance est annulé.
Avantages du VPC pour les copropriétaires
Facilitation de la participation et de la prise de décision en AG
Le vote par correspondance offre une solution pratique pour les copropriétaires ne pouvant pas assister physiquement à l’AG. Il améliore l’accessibilité à l’ AG et représente un gain de temps significatif.
Il permet aussi d’augmenter le taux de participation, traditionnellement faible (51% en moyenne avant l’instauration du vote par correspondance), ce qui augmente les chances d’obtenir le nombre de voix requis (quorum) pour valider les décisions.
Le dépouillement des votes par correspondance : fonctionnement
Le dépouillement du vote par correspondance a lieu le jour de l’AG. Le syndic comptabilise tous les formulaires reçus dans les délais légaux et les intègre au décompte des votes.
Les VPC sont traités de la même manière que ceux des copropriétaires présents. Notez que lorsqu’une solution de vote électronique est utilisée, ce décompte des votes est très largement accéléré et les erreurs humaines écartées.
Les résultats des votes sont alors obtenus dans des délais beaucoup plus courts par rapport aux méthodes traditionnelles. La communication des décisions aux copropriétaires est alors plus rapide.
Mise en œuvre du vote par correspondance en AG
Procédure et étapes clés pour organiser un VPC
Pour organiser un VPC en assemblée générale de copropriété, voici les procédures clés à suivre :
- Préparation du formulaire de vote : le syndic élabore un formulaire spécifique, sous forme de tableau, conforme à l’arrêté du 2 juillet 2020. Il contient toutes les résolutions à l’ordre du jour de l’AG.
- Envoi de la convocation et du formulaire de vote par correspondance à tous les copropriétaires. Il est obligatoire et doit être fait dans les délais légaux.
- Remplissage du formulaire par les copropriétaires choisissant ce mode de vote. Ils indiquent leur choix de vote pour chaque résolution et envoient leur formulaire au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de l’assemblée générale pour être pris en compte.
- Saisie des votes par correspondance réalisée avant la tenue de l’AG pour préparer le décompte des voix
- Tenue de l’assemblée générale
- Dépouillement du vote par correspondance et comptabilisation des votes exprimés pendant l’assemblée en intégrant les votes par correspondance.
- Rédaction du procès-verbal : Les résultats des votes sont consignés dans le procès-verbal de l’assemblée. Il précise les noms et le nombre de voix des copropriétaires ayant voté pour, contre, s’étant abstenus ou étant considérés comme défaillants.
Pour assurer la validité du vote, les documents obligatoires en AG incluent la convocation, le formulaire de vote et le procès-verbal des décisions.
Réussir le vote par correspondance en assemblée générale de copropriété
Les étapes clés d’un vote par correspondance en AG de copropriété réussi
Le syndic doit :
- Préparer d’abord un formulaire de vote clair, incluant toutes les résolutions à l’ordre du jour permettant aux copropriétaires de voter pour, contre ou de s’abstenir. Il doit s’assurer que le formulaire est conforme au modèle légal.
- Ce formulaire doit être envoyé avec la convocation à l’assemblée, dans un délai légal de 21 jours francs.
- Les copropriétaires doivent recevoir des instructions précises pour remplir et retourner le formulaire afin d’éviter les erreurs. Cela garantit leur confidentialité.
- Une fois les formulaires reçus, le syndic les traite en saisissant les votes avant l’assemblée. Pendant la réunion, les votes des copropriétaires présents sont également enregistrés.
Pendant l’assemblée, le dépouillement est effectué et les résultats sont consignés dans le procès-verbal. Les votes par correspondance sur des résolutions modifiées en cours d’assemblée sont considérés comme défaillants.
L’intégration d’un logiciel de vote par correspondance en assemblée générale
L’intégration de logiciels spécialisés pour le vote par correspondance offre des avantages supplémentaires en termes d’efficacité et de sécurité. Ces outils numériques simplifient le processus de vote, tant à distance qu’en présentiel, lors des Assemblées Générales (AG) de copropriété. Un logiciel de vote par correspondance garantit une gestion fluide et sécurisée des votes, améliorant ainsi la transparence et la participation des copropriétaires. C’est alors un logiciel en assemblée générale adapté aux besoins des copropriétaires et des syndics.
Les avantages du vote électronique lors du VPC :
- Automatisation des processus : il simplifie la gestion administrative grâce à l’automatisation de l’envoi des bulletins de vote, de la collecte des votes et du dépouillement.
- Sécurité renforcée : l’utilisation de fonctionnalités pour assurer la sécurité des données et la confidentialité des votes minimisent les risques de piratage ou de fraude.
- Traçabilité et transparence : la génération de rapports sur les résultats des votes offre une traçabilité complète du processus décisionnel.
VPC en AG : que retenir ?
Le VPC en assemblée générale de copropriété est une avancée significative pour la prise de décisions collectives. Il facilite la participation des copropriétaires et améliore le processus décisionnel. Il offre une flexibilité appréciable tout en respectant les règles légales et renforce l’engagement et la transparence dans le processus décisionnel en assemblée générale.
En permettant une représentation équitable des voix et en facilitant la participation démocratique à distance, le vote par correspondance en assemblée générale favorise une gestion plus transparente des copropriétés.
Pour une mise en œuvre réussie, il est essentiel de suivre scrupuleusement les procédures établies et d’informer clairement les copropriétaires sur leurs droits et obligations en matière de vote par correspondance.