De la gestion de maintenance traditionnelle à la gestion de la maintenance digitalisée
La gestion de maintenance traditionnelle repose sur des méthodes manuelles et l’utilisation de supports papier. Bien souvent, elle est sujette à des erreurs humaines et à des pertes d’informations.
Les techniciens passent beaucoup de temps à remplir des formulaires, parfois en doublon, à chercher des documents et à communiquer par e-mail ou par téléphone. Toutes ces actions entraînent des retards, voire des oublis et/ou un manque d’efficacité dans le traitement des demandes. Cette approche peut également compliquer la traçabilité des interventions, rendant difficile le suivi des performances et des coûts.
Avec la digitalisation, les entreprises prennent conscience des limites de ces méthodes traditionnelles et se tournent vers des solutions plus modernes. La gestion de la maintenance digitalisée repose sur des logiciels spécialisés tels que les logiciels de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur). Ils permettent de centraliser les informations et d’automatiser les processus de maintenance. Avec à la clé, un gain en efficacité mais aussi une amélioration de la qualité du service fourni.
Les avantages de la maintenance digitalisée
La maintenance digitalisée apporte des bénéfices à l’ensemble des acteurs, qu’ils s’agissent des techniciens de maintenance ou de l’équipe au bureau en back-office.
Voici les principaux :
- Centralisation des données : Tous les documents et les informations sont stockés dans un système unique accessible en temps réel, facilitant la collaboration et la prise de décision.
- Suivi en temps réel : Grâce à des outils de suivi et d’analyse, les responsables peuvent superviser l’état des équipements, planifier les interventions et anticiper les besoins de maintenance.
- Réduction des coûts : En optimisant les processus, les entreprises peuvent réduire les coûts liés à la gestion des opérations de maintenance, tout en minimisant les interruptions de service.
- Amélioration de la conformité : La digitalisation permet de garantir que toutes les opérations de maintenance respectent les réglementations en vigueur, grâce à un suivi rigoureux et à la traçabilité des interventions.
- Accès aux informations en mobilité : Les techniciens de maintenance accèdent aux informations et mettent à jour les données directement sur le terrain depuis leurs smartphone ou tablette, ce qui améliore leur productivité. C’est ce que propose la GMAO mobile.
Gestion de maintenance : 5 signes qu’il est temps de remplacer le papier par des outils digitaux
1 – Votre stock de papier devient impossible à gérer
L’activité de gestion de maintenance génère une quantité phénoménale de papiers : bons d’interventions, formulaires divers…
Vous ne savez plus où trouver la place de ranger ces papiers, ni comment les classer de manière logique et pratique. Vous commencez à perdre des papiers importants, ou craignez que l’un de vos collaborateurs tombe malencontreusement sur une information confidentielle.
Heureusement, grâce aux logiciels de gestion de maintenance immobilière du marché, la quasi-totalité des documents sont digitalisés ou intégrés dans une GED. (Gestion Électronique des documents).
De plus, dans une GMAO, il existe une gestion des droits d’accès aux documents selon le profil utilisateur, assurant la confidentialité et la sécurité des informations. Vous choisissez qui peut avoir accès à quels fichiers parmi vos collaborateurs.
La GMAO apporte de nombreux bénéfices tels que :
- la dématérialisation des documents dans le Cloud,
- une gestion de l’information plus fluide,
- la confidentialité et la sécurité,
- la réduction des coûts liés à l’impression, au stockage physique et à la gestion des documents papier.
Vous noterez au passage que la digitalisation de votre gestion de maintenance vous permet d’économiser sur l’entretien des imprimantes, l’achat de cartouches d’encre ou de ramettes de papier…).
2- Votre productivité stagne ou diminue
La saisie d’informations est facilitée et accélérée :
Avec la fin des formulaires papier, le technicien de terrain renseigne directement les informations dans l’application mobile du logiciel. Il évite ainsi ainsi de se retrouver avec des formulaires endommagés, sales ou illisibles. Les techniciens remplissent les formulaires grâce à des champs d’intervention pré-paramétrés, ce qui limite considérablement le nombre d’erreurs et facilite la saisie.
Les collaborateurs au bureau n’ont plus de doubles saisies à effectuer. Ils contrôlent simplement les informations saisies en ligne par les techniciens.
Les tournées des techniciens sont optimisées :
Afin d’optimiser les tournées des techniciens sur le terrain, certains logiciels de maintenance intègrent un outil d’ordonnancement des tournées et/ou de calcul du temps de trajet entre deux interventions. Ce qui permet une augmentation significative de la productivité sur le terrain.
Par ailleurs, une feuille d’heures intégrée dans la GMAO facilite le suivi du temps passé sur chaque intervention, offrant une vue d’ensemble précise des performances de chaque technicien.
Cela aide les managers à évaluer non seulement l’efficacité opérationnelle, mais aussi à identifier les besoins en formation ou en ressources des personnels.
3- Votre indice de satisfaction client stagne ou régresse
Il est de plus en plus difficile de satisfaire des clients dont le niveau d’exigence est toujours plus haut.
La transparence des informations apportées aux clients par les solutions digitales contribue grandement à améliorer leur satisfaction. Pour cela, il existe dans certaines GMAO, un « portail client » qui, mis à leur disposition, leur permet de suivre en temps réel l’évolution des interventions sur leur patrimoine. Les photos des équipements maintenus, qui peuvent être ajoutées au bilan d’intervention par les techniciens, contribuent également à rassurer le client sur la bonne résolution des problèmes.
La communication avec les clients est largement améliorée et fluidifiée par l’utilisation d’un logiciel de gestion d’intervention et de maintenance. Plus de confiance et donc plus de satisfaction.
4- Vos délais de facturation sont trop longs
Centraliser les fiches et bordereaux d’intervention, les saisir dans votre système informatique et assurer les envois de factures par courrier prend du temps. Et plus votre entreprise se développe, plus ce temps de gestion et de traitement augmente.
Cependant, si vous choisissez une solution digitale qui intègre un module de facturation, vous pouvez générer des factures rapidement et simplement à partir des informations saisies par le technicien dans son bilan d’intervention. Vous pouvez ensuite les transmettre par mail à vos clients.
En automatisant cette tâche, vous gagnez non seulement un temps précieux, réduisez les erreurs, mais vous dites adieu au budget d’affranchissement d’envoi des factures. Votre trésorerie ne s’en porte que mieux!
5- La circulation d’informations entre vos intervenants terrains, votre centre opérationnel et vos clients devient de plus en plus difficile
Un système de gestion papier des opérations de maintenance présente des risques de fiabilité au moment de la transmission d’informations entre les différentes parties prenantes : vos intervenants terrain, votre centre opérationnel et vos clients. Ces risques sont à peu près maîtrisés tant que la quantité de papier en circulation reste raisonnable.
Toutefois, il devient impossible d’éviter les erreurs de ressaisie ou les omissions dans les formulaires papier quand ces derniers sont trop nombreux. Le mode papier compromet la traçabilité des interventions, la création des factures et la transmission des informations aux clients.
Digitaliser votre gestion de maintenance immobilière apparaît alors comme une nécessité de premier ordre pour rester concurrentiel dans l’écosystème des entreprises de service.