Quelles sont les obligations de la facturation électronique ?
Obligatoire depuis le 1er janvier 2019 pour les PME à l’égard de leurs clients du secteur public, la facture dématérialisée peut désormais s’effectuer via une GMAO interfacée.
Depuis le 1er janvier 2017, il est possible d’adopter un mode de facturation électronique pour vos clients publics.
Au début de l’année 2019, ce mode de facturation est devenu obligatoire pour toutes entreprises de 10 salariés ou plus travaillant avec les marchés publics : elles doivent désormais charger leurs factures (quelle que soit leur taille) sur Chorus Pro, la plateforme gouvernementale pour échanger factures et avoirs entre fournisseurs et clients publics. Cette obligation s’est étendu aux TPE depuis 2020. Et prochainement, une nouvelle obligation entre en vigueur : la généralisation de la facture électronique au 1er septembre 2026.
À cette date : L’obligation d’émettre des factures électroniques à leurs clients, s’appliquera dans un premier temps, aux grandes entreprises (GE) et aux entreprises de taille intermédiaire (ETI). Les PME et micro-entreprises seront concernées dans un second temps. Toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques de leurs fournisseurs.
La facture dématérialisée est intégrée aux logiciels GMAO !
Dépassant son rôle de simple outil pour piloter les interventions, la GMAO fait aujourd’hui le pont entre vos opérations de maintenance et la facturation. Elle met fin à la pratique de la double saisie, une méthode chronophage et source d’erreurs, en utilisant les données réelles de chaque intervention pour générer une facture juste et immédiate, en un seul clic.
Ce lien direct entre l’opérationnel et l’administratif prend tout son sens avec l’échéance de la facturation électronique de septembre 2026. Dans ce nouveau cadre, une GMAO qui intègre la facturation devient votre principale alliée. Elle prépare vos factures aux formats normalisés requis et facilite leur transmission sécurisée vers les plateformes certifiées.
En centralisant l’ensemble du processus, de la demande d’intervention jusqu’au suivi du paiement, vous obtenez des bénéfices concrets et immédiats : une productivité administrative accrue, une trésorerie améliorée grâce à des délais de paiement réduits et, surtout, la garantie d’une mise en conformité sereine face aux futures obligations légales.
Comment générer une facture avec la GMAO ?
Deux manières de procéder :
1. Connectez-vous directement sur Chorus Pro :
– Enregistrez-vous sur Chorus Pro
– Ensuite, saisissez directement vos factures ou déposez-les au format pdf.
Vous pouvez alors suivre en temps réel le traitement de vos factures depuis votre ordinateur ou votre smartphone.
Une vidéo de présentation est disponible sur la chaîne YouTube du ministère de l’économie. Pour aller plus loin, l’École nationale des finances publiques (ENFiP) propose plusieurs tutoriels sur la chaîne Dailymotion de Bercy.
Si cette solution est facilement assimilable, elle n’est pas la plus pratique : en effet, certains logiciels de gestion de maintenance intègrent un connecteur avec la plateforme Chorus Pro. Vous pouvez alors gérer vos activités de maintenance et vos factures relatives aux marchés publics sur le même outil : la réalisation de la facture dématérialisée par GMAO vous permet de bénéficier de gains de temps non négligeables.
2. La réalisation d’une facture dématérialisée par GMAO
Certains outils de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) s’adaptent à la généralisation de la facture dématérialisée (pour les clients publics) en développant leurs propres passerelles avec Chorus Pro.
C’est le cas de la GMAO immobilière Twimm qui a intégré la plateforme de facturation à la liste de ses API : vous pouvez alors rentrer vos factures directement dans le logiciel, ce dernier les télécharge instantanément sur Chorus Pro s’il s’agit d’un marché public et en assure le suivi.
La facturation électronique par GMAO vous permet de centraliser la gestion de la maintenance et la gestion de la facturation pour clients publics et privés sur un même outil. Plus besoin alors de naviguer entre vos logiciels de gestion de maintenance, de facturation clients publics et de facturation clients privés : les logiciels de GMAO nouvelle génération évoluent vers un modèle d’interopérabilité entre ces fonctions.
Par ailleurs, les avantages en termes de temps ne sont pas les seuls engendrés par la facturation électronique par GMAO. L’intégration de ce logiciel de gestion de maintenance contribue à réduire la consommation énergétique et vous permet d’entrer dans la sobriété énergétique.
Facturation électronique par GMAO : les avantages
- Trésorerie : Diminution de vos besoins en fonds de roulement (BFR)
- Interconnexion : Chorus Pro s’interface avec certains logiciels de gestion de maintenance
- Temps : Diminution de vos délais de navigation entre plusieurs plateformes
- Sécurité : Le suivi de vos factures est encadré par des normes, et elles sont archivées
- Image : Amélioration de votre transparence pour une notoriété accrue
- Protection de l’environnement : Baisse de votre utilisation de papier