Bien qu’essentiel au bon fonctionnement d’une entreprise de maintenance, le processus de génération des feuilles d’heures s’avère coûteux en temps et en énergie pour l’ensemble des collaborateurs. Il devient indispensable de se doter d’un logiciel de gestion de maintenance pour dématérialiser la création des feuilles d’heures.
La création des feuilles d’heures, un processus chronophage et compliqué pour les techniciens et les employés au bureau
Le pointage est une tâche longue et difficile à réaliser pour les techniciens. Le risque d’erreur dans la saisie des feuilles d’heures est élevé, et cela peut provoquer une réaction en chaîne très dommageable pour la productivité de l’entreprise. En effet, qui dit mauvais pointage par les techniciens dit erreurs dans la génération des feuilles d’heures par les employés au bureau, sans compter le risque de perdre les fiches. Cela va finalement se traduire par un sentiment d’injustice du côté des techniciens si leurs feuilles d’heures sont fausses, et le processus devra recommencer à zéro. Tout ce temps perdu aurait pu être investi dans des activités plus productives et plus rentables (la réalisation d’interventions par exemple !).
Un logiciel de gestion de maintenance adapté vous fait gagner du temps
La fin des désagréments liés aux feuilles d’heure passe par l’implémentation d’un logiciel de gestion de maintenance avancé, qui va dématérialiser la saisie. Cela va libère du temps aux techniciens comme aux employés au bureau.
Avec ce type de logiciel, les feuilles d’heures se créent automatiquement à partir de la saisie des interventions : le technicien rentre l’heure de début et l’heure de fin de l’intervention dans une application mobile dédiée, et les feuilles d’heures se créent instantanément à partir de ces informations. Fini la double-saisie des heures ! En outre, les techniciens économisent du temps de trajet car ils n’ont plus à passer au bureau pour déposer leurs fiches.
Les employés au bureau n’ont plus à ressaisir au clavier les heures des techniciens dans une base de données quelconque pour générer les feuilles d’heures. En effet, les logiciels de gestion de maintenance les plus avancés se synchronisent en temps réel avec l’application mobile du technicien. Ils font automatiquement la distinction entre les différents types d’heures travaillées (temps d’intervention, temps de trajet, temps d’astreinte, temps de pause…) et alertent l’utilisateur du logiciel au bureau lorsque des interventions se superposent dans la journée, d’où un contrôle de cohérence facilité et une baisse considérable du temps de création des feuilles de suivi d’heures par les utilisateurs au bureau.
Rendez vos données plus fiables
La remontée d’informations instantanée de l’application mobile technicien vers les ordinateurs des utilisateurs du logiciel de gestion de maintenance au bureau permet de s’assurer que l’intervention est bien en cours ou qu’elle a été réalisée.
Cette fonctionnalité réduit considérablement le risque d’erreur dans la création des feuilles de suivi aussi bien pour le technicien (création automatique des feuilles d’heures à partir de la saisie des temps d’intervention) que pour l’utilisateur au bureau. Les logiciels de gestion de maintenance les plus avancés disposent d’un contrôle de cohérence des informations saisies par le technicien grâce à un workflow d’approbation des heures :
- Soumission d’heures par le technicien via l’application mobile
- Validation et création des feuilles d’heures par l’employé au bureau
- Validation par le manager
Réduisez vos consommations
La gestion via une solution de gestion de maintenance adaptée permet de faire baisser les consommations de papier et de carburant, ce qui améliore l’image de marque de votre entreprise.
La dématérialisation réduit considérablement la consommation de papier et les coûts de papeterie : dites adieu aux interminables piles de dossiers qui encombrent les bureaux !
Pratique, mais aussi responsable : une telle démarche s’inscrira parfaitement dans une politique de RSE.
Par ailleurs, dématérialiser les feuilles d’heures économise des trajets aux techniciens, réduisant ainsi la consommation de carburant globale.
Rendez vos données manipulables
Les logiciels de gestion de maintenance avancés donnent la possibilité d’exporter les données des feuilles d’heures au format excel, afin de réaliser des compte-rendus sur les temps d’intervention, de pause, de trajet et d’astreinte. Les données des feuilles d’heures deviennent facilement manipulables. Sur une période choisie, il est possible de créer des vues graphiques ou des tableaux. Certains logiciels proposent même des fonctionnalités de compte-rendu automatique d’intervention.
