Afin de lutter contre la propagation de l’épidémie de covid-19, la loi relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire parue au Journal Officiel le 1er juin 2021 prolonge les dispositions particulières mises en place pour la tenue des assemblées générales de copropriété jusqu’au 30 septembre 2021.
Ainsi, depuis le 9 juin dernier, les assemblées générales de copropriété peuvent se dérouler, au choix :
- En présentiel grâce au vote classique ou électronique, si elles se déroulent dans un espace autorisé à accueillir du public (ex : salle des fêtes ou de réunions), en respectant la jauge en vigueur et les consignes sanitaires
- Via une consultation écrite ou vote par correspondance
- À distance en format digital, si l’organisation en présentiel ne permet pas de respecter ces mesures et gestes barrières et/ou si le syndic les copropriétaires en font le choix.
Par assemblée générale à distance, on entend assemblée par visioconférence ou audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique permettant d’identifier les copropriétaires.
Par ailleurs, un mandataire peut désormais recevoir plus de trois délégations de vote de copropriétaires si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 15 % des voix du syndicat des copropriétaires (au lieu de 10 %) jusqu’au 30 septembre 2021.
Pour le calcul du quorum et de la majorité, on considère comme étant présents les membres qui participent par audio ou visioconférence dès lors qu’ils peuvent être identifiés. S’il n’est pas nécessaire que ces dispositions soient prévues par les statuts, aucune clause ne peut non plus s’y opposer. Elles s’appliquent quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer.
Les AG de copropriété se sont donc tenues depuis le printemps 2020 dans des formats particuliers, en raison des contraintes sanitaires. Si la visioconférence était possible, dans de nombreux cas c’est le vote par correspondance de copropriété qui a été privilégié, malgré ses limites (cf. chap. suivant). La plupart des copropriétés s’étant contentées de voter les résolutions essentielles, en évitant les questions relatives à des travaux par exemple, généralement reportées.
Le vote en présentiel : un format à nouveau possible depuis le 9 juin
Certains syndics continuent donc de proposer l’assemblée générale annuelle en présentiel mais uniquement lorsqu’ils peuvent en plus des gestes barrières habituels, respecter la jauge actuellement en vigueur de 4 m2 /personne. Outre la difficulté de trouver des salles assez grandes, il faut prendre en compte le surcoût pour les copropriétés, généré par la location de telles salles, notamment pour les grosses copropriétés.
C’est pourquoi, il a été prévu de proroger les dispositions mises en place pendant la pandémie confiant au syndic de copropriété la responsabilité de « décider des moyens et supports techniques permettant à l’ensemble des copropriétaires de participer à l’assemblée générale ».
A noter, que lors d’une assemblée générale de copropriété en présentiel, le vote électronique sur smartphone ou tablette peut se substituer à la lourdeur et la lenteur des votes à main levée, accélérant, entres autres avantages, le processus de vote et l’annonce des résultats de chaque résolution. Il faut pour cela, que le syndic fasse appel à un prestataire ayant mis au point une solution de vote électronique.
Le vote par correspondance de copropriété : simple mais avec certaines limites
Admis dans le cadre de la loi ELAN du 23 novembre 2018 et de l’ordonnance du 18 novembre 2020 comme mode de tenue d’Assemblée Générale à part entière, le dispositif de vote par correspondance pour une copropriété est le grand gagnant de l’épisode Covid du fait de sa simplicité de mise en place.
Il fait désormais partie du paysage, et le formulaire de vote doit désormais être obligatoirement joint à toute convocation d’assemblée générale.
Ces votes par correspondance de copropriété pour être pris en compte, doivent être parvenus au syndic au moins trois jours francs avant la date prévue pour l’assemblée générale. Dans ce cas, les copropriétaires retournent alors par correspondance ou par mail, un formulaire de vote joint à leur convocation, tout en conservant une copie chez eux, dans le cas où une erreur surviendrait.
Cependant, lorsqu’il est utilisé massivement, il peut être inapproprié et vecteur de frustrations car il limite fortement les débats et les prises de décisions en assemblée générale. En effet comment échanger et entendre les arguments de chacun par simple échange de courrier ? Certains sujets ne peuvent se contenter d’un « pour » ou d’un « contre » mais nécessiter des débats ou autres explications comme la validation d’un investissement ou le choix d’un prestataire. Le risque étant alors de devoir reporter les décisions ou les travaux par défaut d’interprétation des votes.
Enfin le vote par correspondance pour une copropriété reste encore très difficilement vérifiable dans la pratique et peut ouvrir la voie à des fraudes ou non prise en compte de certains votes.
Le vote à distance : l’AG en ligne, l’alternative idéale ?
Si elle a temporairement bloqué l’organisation des assemblées générales en 2020, la pandémie de Covid-19 aura marqué le véritable démarrage de la digitalisation du secteur.
La visioconférence autorisée en assemblée générale de copropriété faisait partie des innovations proposées pour contourner les contraintes de la crise sanitaire et l’alternative autorisée à l’AG par correspondance. Certains syndics font toutefois le choix de proposer les deux en parallèle : une assemblée générale en visioconférence pour les copropriétaires les plus au fait des nouvelles technologies, et la possibilité de voter par correspondance pour les autres.
Pour que l’assemblée générale soit valide, il faut que le dispositif de visio/audio conférence permette l’identification des membres et la retransmission simultanée et continue des débats et délibérations. Il doit garantir la participation effective des membres.
Les votes sont ainsi tous authentifiés, nécessaire à la sécurité et la confiance attendues par les copropriétaires. Vous obtenez les statistiques et les résultats des votes en temps réel, ce qui diminuent considérablement la durée des assemblées générales à l’instar des AG en présentiel utilisant le mode de vote électronique.
En conclusion, il faut donc s’attendre d’ici septembre au maintien de l’utilisation du vote par correspondance de copropriété ou des AG par visio, en raison des problématiques soulevées pour la tenue des AG en présentiel.
Textes de loi et références
- LOI n° 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire
- Ordonnance n° 2021-142 du 10 février 2021 portant prorogation de certaines dispositions de l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété
- Ordonnance n° 2020-1400 du 18 novembre 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux copropriétés
- Arrêté du 2 juillet 2020 fixant le modèle de formulaire de vote par correspondance aux assemblées générales de copropriétaires
- Ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété