Tout le monde s’accorde désormais à dire que les logiciels, répondant de façon idoine aux besoins spécifiques des entreprises, en améliorent considérablement la productivité et l’organisation. Cela est évidemment acquis pour les logiciels de gestion de maintenance et de travaux, dans le domaine de l’immobilier.
Ainsi, lorsqu’apparaît le besoin pour une entreprise de digitaliser la gestion de ses travaux et/ou de sa maintenance, il peut être tentant de développer un logiciel en interne.
Ne serait-ce pas la meilleure façon d’appréhender les besoins spécifiques de votre société ? Voyons quels avantages vous auriez à développer votre solution de GMAO en interne
- la gratuité certainement, encore faut-il prendre en compte les coûts liés au temps passé par vos équipes sur un tel projet
- la flexibilité pour l’enregistrement de vos données
- la personnalisation plus poussée de votre outil
- la transmission plus simple et plus aisée aux collaborateurs
Pourtant opter pour cette solution présente des inconvénients bien plus nombreux que les avantages cités plus haut et auxquels la plupart des entreprises ne s’attendent pas. Investir dans un logiciel de gestion de bâtiment et de maintenance auprès du bon éditeur est une bien meilleure solution à long terme.
Des délais de mise en œuvre longs et difficiles à maîtriser
Entre le moment où vous décidez de faire développer votre logiciel de gestion de bâtiment et le moment où ce dernier est prêt à être utilisé par vos équipes, nombreuses sont les étapes. La longueur et la difficulté de ces étapes sont souvent sous-estimées : définition du cahier des charges, mise en place d’un planning projet, conception design et fonctionnelle, phase de développement, tests, recettes et optimisations éventuelles… autant de paliers qui peuvent considérablement allonger le calendrier du projet et son coût s’ils sont mal appréhendés, ou si les compétences de l’équipe informatique s’avèrent trop faibles.
Pour éviter ces écueils, mieux vaut faire confiance aux éditeurs existants et déjà établis sur le marché. En effet, ils bénéficient, en plus des multiples compétences nécessaires à un tel projet, de plusieurs années de retour d’expérience dans l’appréhension des obstacles relatifs à la mise en œuvre de solutions informatisées. Ils peuvent donc proposer des solutions réellement performantes et expertes notamment dans la gestion de la maintenance et des travaux avec des coûts et des délais maîtrisés.
Appréhender la complexité de vos besoins : il existe des logiciels spécialisés tout à fait à la hauteur
Vous pensez que les besoins de votre entreprise en maintenance et travaux sont trop complexes, trop spécifiques pour faire confiance à une solution existante sur le marché ?
Pourtant, à l’instar de Twipi Group, certaines d’entre elles sont capables de s’adapter à n’importe quel processus opérationnel, du plus simple au plus complexe. Leurs solutions évoluent en même temps que les besoins de leurs clients et de ce fait, font face à un très large panel de demandes de process et de fonctionnalités.
Elles s’adaptent aujourd’hui aussi bien aux enjeux des prestataires de maintenance, des gestionnaires/syndics de copropriété ou property managers.
De plus, ces logiciels de gestion de bâtiment intègrent souvent de nombreuses API pour s’interconnecter facilement avec les logiciels existants (compta, CRM…) au sein de l’entreprise cliente, ce qui permet une synchronisation rapide de toutes les données opérationnelles et administratives entre elles.
Il est difficile de faire évoluer un logiciel développé en interne
Un logiciel développé en interne est compliqué à faire évoluer. L’entreprise n’a pas forcément la disponibilité des ressources ainsi que l’expertise nécessaire.
En revanche, en faisant appel à des éditeurs de logiciels de maintenance et de travaux spécialisés, vous n’avez pas à vous poser la question de la mise à niveau de votre solution.
En effet, grâce à leur expérience dans un grand nombre de secteurs d’activité et auprès de structures de tailles différentes, ils anticipent plus facilement les évolutions de besoins et sont plus réactifs dans le développement de nouvelles fonctionnalités.
Ils proposent aussi généralement un accompagnement dans l’utilisation du logiciel de gestion de bâtiment par des chargés de projet dédiés à chaque client, et des moyens ergonomiques pour communiquer avec leur équipe produit.
Ainsi, ils peuvent intégrer directement vos remarques et vos demandes d’amélioration dans leur roadmap produit pour garantir l’adéquation de leurs solutions à vos besoins à long terme.
Les logiciels existants offrent des garanties optimales en termes de disponibilité et de sécurité
Si vous choisissez d’investir dans un logiciel spécialisé disponible sur le marché plutôt que de faire développer un logiciel sur mesure, vous devez vous assurer que celui-ci sera disponible 24H/24 sans interruption et totalement sécurisé.
Cela tombe bien, car les éditeurs leaders du marché des solutions de gestion de travaux et maintenance ne font aucun compromis sur la disponibilité et la sécurité de leurs solutions : le taux de disponibilité excède généralement 99%, et chaque partie des solutions est pensée pour assurer la totale sécurisation des données du client.
Par exemple, les connexions HTTPS-SSL sont toutes tracées et sécurisées, elles se font via des mots de passe dont la durée est paramétrable, avec un nombre de tentatives limitées.
En outre, des audits de sécurité avec tests d’intrusion sont réalisés régulièrement par des organismes extérieurs spécialisés.
Développer son logiciel en interne : attention aux coûts cachés
Si vous choisissez de développer un logiciel de gestion du bâtiment pour vos travaux et votre maintenance en interne, l’investissement ne se limitera pas à la somme de départ. Vous devrez vous assurer régulièrement qu’elle est bien fonctionnelle, sécurisée et pérenne.
Il faudra alors réinvestir régulièrement dans votre solution, qui deviendra une source de coûts plus importants que prévus mais surtout non maîtrisés.
À l’inverse, le choix d’une solution externe spécialisée vous garantit des coûts stables sans surprise et une meilleure visibilité. Seuls vous sont facturés au départ, les coûts liés au paramétrage et à la formation, ainsi que les licences par utilisateur.
Les mises à niveau reste à la charge de l’éditeur : pas de mauvaise surprise donc !
Enfin, vous pouvez décider à tout moment de déployer la solution dans d’autres équipes, ou sur d’autres entités de votre société : vous gagnez non seulement en flexibilité mais aussi en productivité en fédérant toutes les équipes, quelque soit le site, autour des mêmes outils et process..